Fungsi, dan Cara Menyusun Budget (Anggaran) Serta Contohnya

Mungkin tidak asing bagi kita istilah budget. Biasanya orang memakai kata ini dalam pergaulan sehari-hari ketika ingin berbelanja, "Berapa sih budgetnya?". Secara grammatical, budget bisa diartikan sebagai anggaran. Lalu, sebenarnya apa pengertian dari budget itu? 

Berikut ini ulasan mengenai pentingnya budget (anggaran) dalam mengelola perusahaan, tujuan dan manfaat budget, dan contoh pembuatan budgetting.

Apa itu Budget, Low Budget, dan Initial Budget?

Business budget atau anggaran adalah suatu rencana keuangan yang disusun sistematis pada periode tertentu berdasarkan program yang telah disahkan oleh perusahaan.

Sementara itu low budget adalah anggaran yang rendah dikarenakan sumber dana yang sedikit/kurang. Sedangkan initial budget adalah anggaran dasar/awal dalam memulai usaha.

Fungsi Budget (Anggaran)

Anggaran berfungsi sebagai alat bantu bagi perusahaan untuk mengkoordinasi dan mengimplementasikan rencana perusahaan. Anggaran digunakan oleh manajemen sebagai alat dalam mencapai tujuan perusahaan. 

Lebih detail tentang fungsi anggaran yaitu berikut:

1. Dalam hal perencanaan (planning)

• Membantu pihak manajemen dalam meneliti dan mempelajari semua aktivitas perusahaan yang akan dilaksanakan.
• Meningkatkan efektivitas sarana dan prasarana yang dimiliki perusahaan, serta untuk mengontrol biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.
• Membantu mengarahkan seluruh sumber daya yang dimiliki perusahaan, mulai dari tenaga kerja, peralatan dan dana, sehingga menghasilkan aktivitas-aktivitas yang paling menguntungkan.
  
  

2. Dalam hal pengkoordinasian (coordinating)

• Membantu penempatan modal/dana pada pos atau saluran-saluran yang sesuai dengan program kerja perusahaan.
• Membantu dalam hal evaluasi antara rencana aktivitas perusahaan dengan keadaan lapangan yang dihadapi.
• Membantu dalam hal identisikasi kelemahan dalam organisasi/perusahaan, dan proses perbaikan kelemahan yang ada.
  
  

3. Dalam hal controling :

• Mencegah timbulnya pemborosan karena pengeluaran yang tidak semestinya dapat lebih mudah dikontrol.
• Membantu perusahaan dalam menetapkan standar baru, baik dari segi standar produk ataupun standar layanan yang diberikan perusahaan kepada para pegawainya.

Tujuan dan Manfaat Budgeting

Penganggaran atau budgeting disusun karena memiliki tujuan dan banyak manfaat yang ingin didapatkan. Adapun tujuan dan manfaat dari budgeting dapat dijelaskan sebagai berikut.

Berikut tujuan disusunnya anggaran, meliputi:

1. Merasionalkan perencanaan dalam memilih sumber dan investasi dana agar mendapatkan hasil yang maksimal.
2. Membatasi jumlah dana yang akan digunakan.
3. Menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan budgeting lebih jelas dan nyata terlihat.
4. Untuk menganalisis dan mengevaluasi setiap usulan yang berkaitan dengan keuangan.

Anggaran mempunyai banyak manfaat, antara lain :

1. Menyediakan informasi yang dapat digunakan perusahaan dalam hal pengambilan keputusan.
2. Kegiatan perusahaan dapat lebih terarah sehingga tujuan bersama dapat dicapai lebih baik.
3. Menyediakan standar untuk evaluasi kinerja.
4. Memperbaiki komunikasi dan koordinasi antar pekerja.
5. Dapat digunakan sebagai alat menilai kelebihan dan kekurangan pekerja.
6. Memotivasi para pekerja agar bekerja lebih giat untuk mencapai target.
7. Menimbulkan rasa tanggung jawab pada pegawai.
8. Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu.
9. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas sumber daya yang dimiliki perusahaan seperti tenaga kerja, peralatan dan modal/dana.
   
   
   

Contoh Budgeting dan Langkah-langkah Membuatnya

Sebelum menyusun atau membuat anggaran (budget), perusahaan harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:

1. Informasi dan pengetahuan terkait tujuan dan kebijakan umum perusahaan yang telah disusun.
2. Data-data terkait biaya yang dikeluarkan perusahaan pada tahun-tahun sebelumnya.
3. Perkembangan kondisi ekonomi, termasuk faktor mikro dan makro, dan kebijakan yang diambil pemerintah.
4. Strategi yang diambil oleh pesaing atau kompetitor untuk kemudian perusahaan dapat mengimplementasikannya dengan modifikasi.
   
   

Setelah mempertimbangkan faktor yang ada, perusahaan dapat menyusun anggaran dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Top manager (manajemen puncak) menyampaikan prinsip-prinsip penyusunan anggaran (termasuk tujuan umum perusahaan) ke masing-masing bagian/departemen;
2. Top manager membentuk komite anggaran;
3. Masing-masing departemen menyusun anggaran operasional untuk dijadikan dasar penyusunan anggaran operasionalnya sendiri. Jika diperlukan departemen dapat melakukan konsultasi kepada komite anggaran atau manajemen yang lebih tinggi.
4. Melakukan negoisasi antar departemen dengan pihak atasan.
5. Mengkoordinasikan dan membahas kembali rancangan anggaran yang diajukan masing-masing departemen kepada komite anggaran.
6. Perstujuan akhir dari top manager. Jika sudah disetujui, selanjutnya anggaran induk dibagikan ke setiap departemen.

Contoh Budgeting dan Realisasi Estate Direct Expenditure Mature PT. XYZ 2021

Keterangan	Anggaran	Realisasi	Variance
Infrastruktur	Rp 8.123.827.146	Rp 7.524.578.996	7.4%
Rawat Perbatasan	Rp 542.280.099	Rp 385.140.405	29.0%
Buat Patok Blok	Rp 99.488.033	Rp 54.165.070	45.6%
Sensus Pokok	Rp 135.908.570	Rp 221.436.600	(62.9%)
Lain - Lain	Rp 2.145.418.983	Rp 2.055.970.615	4.2%
Weeding	Rp 4.486.976.771	Rp 4.039.261.121	10.0%
Basmi Lalang	Rp 25.114.752	Rp 8.494.267	66.2%
Prunning	Rp 2.349.179.532	Rp 2.042.408.225	13.1%
Pemupukan	Rp 44.289.199.518	Rp 35.842.286.391	19.1%
Sisip
HPT (Hama Penyakit Tanaman)	Rp 2.203.851.133	Rp 1.977.696.975	10.3%
Harvesting Panen	Rp 21.868.909.813	Rp 18.837.757.316	13.9%
Harvesting M1 Supervision	Rp 935.602.441	Rp 1.084.964.130	16.0%
Harvesting M Supervision	Rp 4.106.989.618	Rp 4.123.412.326	(0.4%)
Alat Perawatan	Rp 104.985.700	Rp 133.152.223	(26.8%)
Transport Material	Rp 54.248.112	Rp 28.037.961	48.3%
Transport Pupuk	Rp 2.188.255.638	Rp 1.958.421.389	10.5%
Transport TBS	Rp 15.367.559.309	Rp 10.623.361.635	30.9%
Total	Rp109.027.795.168	Rp 90.940.545.645	16.5%

Perusahaan sebaiknya merencanakan budgeting sebaik mungkin dan mengusahakan agar dilakukan evaluasi terhadap kegiatan perusahaan secara rutin. Untuk itu, perusahaan perlu menyajikan laporan biaya produksi setiap bulan tepat pada waktunya, sehingga apabila diperlukan tindakan perbaikan terhadap budgeting dapat dilakukan dengan segera dan tepat pada waktunya. 

Tweet