Negosiasi: Pengertian, Tujuan, Tahapan Negosiasi, dan Tips Menjadi Negosiator Handal

Aktivitas negosiasi sebenarnya seringkali kita lakukan dalam kehidupan sehari-hari tanpa kita sadaro. Selama manusia menjalankan komunikasi antar sesama, disitulah kita melakukan negosiasi dalam menyelesaikan suatu perbedaan dan permasalahan yang diperlukan adanya dialog dan musyawarah. Cara ini sangat penting dilakukan agar kedepannya tidak ada masalah yang timbul lagi karena ada salah satu pihak yang merasa dirugikan. Negosiator yang baik hendaknya membangun kerangka dasar dan strategi khusus yang penting tentang negosiasi yang akan dilakukan, agar behasil menjalankan tugas dengan baik.

Contoh aktivitas negosiasi yang sering dilakukan dalam dunia pengadaan barang/jasa adalah pada pekerjaan konstruksi. Pekerjaan konstruksi memiliki potensi yang tinggi terjadinya konflik sebagai akibat dari tingginya kompleksitas pelaksanaan. Adanya konflik menuntut pelaku konstruksi untuk melakukan penyelesaian konflik dan resolusi konflik tersebut yang seringkali dilakukan dalam bentuk negosiasi. Sehingga kompetensi seorang negosiator menjadi penting bagi pelaku konstruksi agar masalah dan konflik menjadi dapat diselesaikan dengan baik dan cepat.


Pentingnya tulisan ini juga dilandasi dengan kenyataan bahwa pengetahuan tentang negosiasi, tahapan negosiasi, dan strategi khusus menjadi negosiator yang handal tidak pernah diajarkan atau dijadikan materi pelatihan pada sebuah perusahaan. Kemampuan negosiasi seseorang didapat hanya secara otodidak semata. Padahal kemampuan negosiasi akan membawa penyelesaian konflik di proyek yang lebih baik dan lebih cepat.

Pengertian Negosiasi


Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), definisi dari negosiasi lebih mengarah pada proses bisnis, yaitu negosiasi diartikan sebagai sebuh proses tawar-menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain. Ujung dari sebuah negosiasi adalah kata "sepakat" dari suatu hal yang telah disetujui bersama.

Negosiasi (bahasa Inggris: Negotiation) adalah suatu metode yang digunakan untuk menjadikan sebuah kesepakatan yang disetujui secara bersama-sama antarkelompok atau individu setelah adanya perdebatan/perbedaan. Negosiasi merupakan proses pengambilan keputusan/kesepakatan yang biasanya dilakukan melalui pertukaran usul  dengan tujuan untuk menghindari terjadinya pertengkaran dan perselisihan. Dalam menyikapi perselisihan atau permasalahan apa pun, setiap individu akan berusaha untuk mencapai hasil terbaik untuk posisi mereka ataupun untuk organisasi yang mereka wakili. Namun pada prinsip keadilan, menyepakati tingkat kerjasama untuk mencari keuntungan bersama dan menjaga hubungan adalah kunci utama untuk mencapai keberhasilan.

Tujuan dan Manfaat Negosiasi


Terdapat beberapa tujuan dari negosiasi khususnya dalam berbisnis, yaitu antara lain:
  1. Untuk mendapatkan atau untuk mencapai kata sepakat yang mengandung kesamaan persepsi, saling pengertian dan persetujuan.
  2. Untuk mencapai kondisi penyelesaian dan menemukan jalan keluar dari konflik atau masalah yang sedang dihadapi bersama.
  3. Untuk mencapai kondisi yang saling menguntungkan dimana masing-masing pihak merasa menang (win-win solution) atau semua pihak merasa diuntungkan;
  4. Selain itu, negosiasi dalam bidang bisnis (jual-beli barang/jasa) memiliki beberapa tujuan, yaitu: menjual produk atau gagasan; mempelajari tawaran klien/seseorang; dan menawarkan suatu solusi permasalahan client atau customer.
Sedangkan manfaat dari negosiasi sebagai berikut:
  1. Dengan adanya negosiasi, maka akan tercipta jalinan kerja sama antara badan usaha, institusi ataupun perorangan dalam melakukan suatu kegiatan dan usaha bersama atas dasar saling pengertian. Dengan terjalinnya kerjasama diantara kedua belah pihak yang berkepentingan tersebut maka dapat tercipta transaksi bisnis yang saling terkait, sehingga mampu menghidupkan perekonomian dalam skala yang lebih luas.
  2. Di dalam sebuah perusahaan, aktivitas negosiasi merupakan pekerjaan yang paling penting guna untuk menjalin hubungan bisnis yang lebih luas. Sebuah negosiasi dalam bisnis perusahaan dimanfaatkan untuk mengembangkan pasar, yang diharapkan dapat memberikan peningkatan pada penjualan. Proses negosiasi bisnis juga akan menghasilkan harga yang lebih baik dan lebih efesien sehingga akan berdampak pada keuntungan perusahaan yang lebih besar.

Tahapan Seorang Negosiator dalam Bernegosiasi


Dalam proses negosiasi terdapat beberapa tahapan proses yang akan dilakukan oleh seorang negosiator agar berjalan dengan lancar dan sesuai dengan keinginan. Untuk mencapai suatu kesepakatan dan hasil yang diinginkan, diperlukan suatu pendekatan yang sistematis dan terstruktur dalam bernegosiasi. Berikut ini adalah 6 (enam) tahapan dalam negosiasi yang harus diketahui oleh seorang negosiator, dan pihak-pihak yang saling bersengketa.

1. Tahap Persiapan

Tahapan pertama yang perlu dilakukan oleh negosiator, adanya persiapan yang dilakukan dalam proses negosiasi. Sebelum melakukan negosiasi, para pihak perlu melakukan penetapan lokasi dan waktu pertemuan serta siapa yang harus menghadiri pertemuan negosiasinya. Pembatasan jangka waktu pelaksanaan negosiasi juga dapat membantu untuk mencegah perselisihan yang berkelanjutan. Pada tahap ini negosiator harus memiliki bekal dan pengalaman yang banyak sehingga dapat memastikan semua fakta terkait dari situasi yang diketahui dan untuk memperjelas posisi pihak yang akan bernegosiasi berdasarkan wawasan disertai pengalamannya. Melakukan persiapan sebelum membahas suatu permasalahan ini akan membantu menghindari konflik lebih lanjut dan sangat menentukan kesuksesan keberhasilan dalam bernegosiasi.

2. Tahap Penyusunan

Dalam tahap ini, perlu adanya penyusunan atau langkah-langkah dari tahap awal dan akhir yang dapat mempengaruhi kualitas negosiasi tersebut. Sehingga akan ada panduan yang bisa digunakan masing-masing pihak ketika proses negosiasi akan berlangsung. Penyusunan dilakukan agar negosiasi dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan skema penyusunan yang telah direncanakan. Setiap individu atau anggota dari masing-masing pihak akan melakukan diskusi dengan mengajukan kasus permasalahan mereka. Keterampilan yang diperlukan dalam tahap ini adalah bertanya, mendengarkan dan mengklarifikasikan. Membuat catatan juga sangat membantu selama tahap diskusi terutama pada poin yang diajukan dan poin-poin yang perlu diklarifikasikan.

3. Tahap Pengumpulan data/Mengklarifikasikan tujuan

Pengumpulan data terkait dengan kepentingan dan sudut pandang dari kedua pihak yang berselisih yang telah didiskusikan bersama perlu diklarifikasikan. Seorang negosiator harus mampu membaca karakteristik seseorang dari masing-masing kedua belah pihak sehingga dapat mengetahui gaya pembicaraan dan sudut pandangnya. Hal itu dimaksudkan agar dimungkinkan untuk membangun landasan bersama. Pengumpulan data dan klarifikasi merupakan bagian penting dalam proses negosiasi sehingga tidak terjadi kesalahpahaman yang akan menyebabkan masalah baru. Pengumpulan data tersebut mempunyai banyak peran untuk menentukan strategi apa yang digunakan sehingga akan tercapai hasil yang menguntungkan kedua belah pihak.

4. Pilihan strategi untuk Win-win Outcome

Keempat adalah pilihan strategiTahap ini berfokus pada apa yang disebut sebagai hasil “win-win solution” yang mana saran akan strategi alternatif dan kompromi perlu dipertimbangkan pada poin ini. Kedua belah pihak merasa telah memperoleh sesuatu yang positif melalui proses negosiasi dan kedua belah pihak juga merasa bahwa sudut pandang mereka telah dipertimbangkan. Hasil kompromi untuk mencapai win-win solution biasanya merupakan hasil terbaik yang seringkali dapat mencapai manfaat yang lebih besar bagi semua pihak. Meskipun ini tidak selalu terjadi atau tidak selalu memungkinkan, namun win-win solution harus menjadi tujuan akhir dari proses negosiasi dibandingkan semua pihak berpegang pada posisi semula.

Yang penting dilakukan dalam strategi negosiasi adalah negosiator menjadi penengah dan tidak memihak salah satu pihak, sehingga tidak akan ada rasa keberpihakan dalam proses negosiasi tersebut.

5. Perjanjian

Perjanjian dapat dicapai setelah pemahaman tentang sudut pandang dan kepentingan kedua belah pihak telah dipertimbangkan. Sangat penting bagi semua orang yang terlibat untuk tetap berpikiran terbuka untuk mencapai solusi yang dapat diterima oleh pihak-pihak yang memiliki perbedaan. Kesepakatan apa pun harus dibuat sangat jelas sehingga kedua belah pihak tahu apa yang telah diputuskan.

6. Menerapkan Kesepakatan dari Hasil Perjanjian

Yang terakhir adalah menerapkan perjanjian yang telah disepakati bersama, sehingga nantinya tidak akan ada masalah dibelakang karena telah ada kesepakatan baik tertulis ataupun tidak tertulis dalam sebuah negosiasi. Dalam menerapkan kesepakatan inilah yang menentukan negosiasi berhasil atau tidaknya. Kesepakatan harus disetujui kedua belah pihak yang disaksikan oleh badan hukum yaitu Notaris, sehingga akan aman dan adil ketika sudah disetujui dan disaksikan bersama dalam kesepakatan tersebut.


Tips menjadi negosiator handal



Pekerjaan negosiasi merupakan kegiatan yang sangat membutuhkan keterampilan ilmu komunikasi. Keterampilan komunikasi tersebut mencakup mulai dari mendengar, meneliti, mengilustrasikan, mempersuasi kedua belah pihak untuk menjadi satu kesatuan hingga menghasilkan sebuah kesepakatan dalam negosiasi. Ini sejalan dengan apa yang dikatakan pakar komunikasi, apabila kamu ingin mengubah dunia maka kamu harus menguasai keterampilan berkomunikasi. Untuk menjadi negosiator yang baik, harus memiliki strategi khusus dan sikap-sikap tertentu untuk mencapai kesepakatan dalam bernegosiasi, yaitu:

1. Tidak gampang menyerah

Tidak jarang aktivitas negosiasi akan memakan waktu yang panjang dan cukup menguras pikiran. Seorang negosiator haruslah kuat mental dan psikis. Selain itu, ia harus pintar dalam mengatur waktu yang tepat untuk memberikan kesempatan bicara kepada masing-masing pihak sehingga proses negosiasi bisa berjalan lancar dan cepat.

2. Mempunyai skill komunikasi yang baik

Dalam proses negosiasi memiliki potensi untuk terjadinya konflik mulai awal hingga akhir pembicaraan. Sehingga dibutuhkan sikap komunikatif dari seorang negosiator. Tanpa memiliki communication skills yang baik, seorang negosiator tidak pernah mendapat keberhasilan dan kesuksesan. Teknik komunikasi yang perlu diperhatikan dalam melakukan negosiasi adalah memulai pembicaraan dengan tepat, menyesuaikan antara pembahasan dengan lawan bicara, jika terjadi perbedaan pendapat tidak langsung ditentang namun dilakukan dengan suatu persetujuan yang diikuti dengan kata "tapi", dan disampaikan dengan cara yang bijaksana dan elegan.

3. Cerdas dan Berwawasan

Kecerdasan dan wawasan akan membantu negosiator untuk mendapatkan solusi atas masalah dan keputusan terbaik yang harus diambil. Skill ini sangat terkait dengan teknik problem solving dan kemampuan seorang negosiator dalam menganalisa sebuah permasalahan.

4. Mempunyai selera humor

Selera humor berfungsi untuk mengurangi ketegangan saat negosiasi, dan menjadikan suasana akrab dan santai. Namun, seorang negosiator harus tetap menyampaikan gagasannya dengan bahasa yang lugas dan berbobotGagasan yang disampaikan dengan selingan humor akan mampu mencairkan suasana di dalam perundingan atau negosiasi. Selain itu, akan membuat partner/klien tidak merasa dipojokkan.

5. Mempunyai sikap yang positif

Seorang negosiator tidak akan terlepas dari aktivitas interaksi satu dengan yang lainnya. Sehingga ia harus memiliki sikap positif sehingga akan mengarahkan hasil negosiasi yang positif pula.

6. Bersikap perhatian kepada klien

Seorang negosiator harus bersikap perhatian terhadap hal-hal yang terjadi pada klien. Empati atau sikap perhatian akan membuat klien menjadi merasa didengar, diperhatikan, dan dirasakan secara mendalam permasalahan yang membelitnya. Sehingga feedback dari klien pun akan ikut berempati terhadap tujuan yang diinginkan oleh negosiator.

7. Mempunyai sikap sabar

Sikap sabar seorang negosiator akan mampu membaca peluang disaat terjadi hal yang tidak menyenangkan. Negosiator harus mampu menjaga emosionalnya ketika berhubungan dengan orang lain. Sikap sabar jika sesuatu hal yang tidak menyenangkan menimpanya harus tetap dikedepankan. Anggap saja hal itu sebagai hambatan yang harus dilewati dan hal tersebut terjadi karena dengan suatu sebab tertentu.

8. Bersikap jujur

Kejujuran adalah modal utama yang harus dimiliki oleh seorang negosiator. Hal ini dikarenakan kebenaran memiliki sifat yang mutlak dimana kebenaran akan selalu terbukti. Pembuktian kebenaran fakta yang terjadi terhadap klien yang disampaikan oleh negosiator akan meningkatkan level kepercayaan negosiator yang merupakan kunci keberhasilan seorang negosiator.

9. Inisiatif, solutif, dan kreatif

Seorang negosiator harus memiliki sikap yang dinamis dalam menghadapi setiap permasalahan. Mereka dituntut untuk memiliki sikap inisiatif, solutif dan kreatif yang tinggi. Sikap ini akan membawa negosiator untuk mampu menganilsa setiap permasalahan dan secara cepat mengambil keputusan. Sikap ini memiliki hubungan dengan kemampuan seseorang dalam hal problem solving.

10. Sensitif atau Peka

Karena pada umumnya aktivitas negosiasi dilakukan dalam tatap muka, menggunakan bahasa lisan, gerak atau bahasa tubuh maupun ekspresi wajah, maka seorang negosiator haruslah peka terhadap situasi dan perubahannya terkait perkembangan proses negosiasi. Hal-hal seperti kebohongan dalam negosiasi akan mudah terdeteksi jika seorang negosiator memiliki sikap sensitif untuk menilai kondisi negosiasi yang sebenarnya.

Itulah ulasan mengenai negosiasi dan tips menjadi negosiator handal. Bagi kamu yang mewakili sebuah perusahaan atau organisasi penting untuk mengetahuinya. Semoga bermanfaat dan salam sukses selalu!

0 Response to "Negosiasi: Pengertian, Tujuan, Tahapan Negosiasi, dan Tips Menjadi Negosiator Handal"

Post a Comment