Cara Menyusun Laporan Proyek (Harian, Mingguan, dan Bulanan)

Dalam pelaksanaan sebuah proyek konstruksi baik pekerjaan pemerintah maupun swasta maka ada beberapa laporan yang harus disiapkan dan dilaporkan terhadap progress pelaksanaan pekerjaan. Laporan tersebut meliputi laporan harian, mingguan, dan bulanan.

Pembuatan laporan proyek secara spesifik dibuat oleh pelaksana lapangan atau diperiksa detil oleh pelaksana lapangan, untuk menghindari terjadinya perbedaan kondisi lapangan dengan laporan yang dibuat.

Laporan proyek harus disusun dengan baik supaya mudah dibaca dan dipahami oleh owner. Selain itu, laporan proyek yang baik menjadi bukti bahwa perusahaan kontraktor tersebut mempunyai manajemen yang bagus sehingga owner akan memberikan proyek lagi ke depannya.

Fungsi Laporan Proyek (Harian, Mingguan, dan Bulanan)


Berikut ini adalah fungsi dibuatnya laporan proyek harian, mingguan dan bulanan:

• Melaporkan kepada owner kondisi dan kemajuan proyek dari waktu ke waktu sehingga pihak owner dapat melakukan monitoring pekerjaan yang dikerjakan oleh kontraktor.
• Menjadi salah satu syarat administrasi untuk pengajuan termin kepada owner 
• Sebagai bahan evaluasi bagi internal kontraktor pelaksana terhadarp progress yang telah dicapai tiap minggu atau tiap bulannya. 
• Menjadi indikator penting untuk mengawasi setiap aktifitas dan biaya yang sedang dan telah dikeluarkan sesuai dengan item pekerjaan yang telah dikerjakan.

Perbedaan Laporan Proyek Harian, Mingguan, dan Bulanan (Cara Menyusunnya)

Masing-masing laporan proyek harian, mingguan ataupun bulanan memiliki tujuan yang berbeda mengapa perlu dibuat. Berikut ini pembahasan mengenai ketiganya agar kamu dapat menyusunnya dengan baik.

1. Laporan Harian (Daily Report)

Laporan harian adalah laporan yang dibuat oleh pelaksana lapangan yang berisi tentang uraian kegiatan yang dilakukan dalam satuan hari.

Berikut ini informasi penting yang harus ditulis dalam laporan harian proyek:

• Rincian pekerjaan yang sedang dikerjakan termasuk lokasi pekerjaan. 
• Penjelasan cuaca pada hari tersebut.
• Jumlah dan jenis alat-alat yang digunakan (alat berat, alat pendukung, dan alat bantu) 
• Bahan material konstruksi yang digunakan 
• Tanda tangan dari pelaksana dan konsultan pengawas. 

Baca juga: Tugas Pengawas Lapangan Pekerjaan Konstruksi

Format laporan yang telah tersedia diisi dengan tulisan tangan, bukan diketik.

2. Laporan Mingguan (Weekly Report) 

Laporan mingguan adalah laporan yang berisi tentang pelaporan Progress atau bobot pekerjaan (realisasi pekerjaan) secara mingguan.

Berikut ini isi dari laporan mingguan (weekly report):

• Volume RAB dan bobot masing-masing item pekerjaan
• Volume kumulatif progress yang sudah diselesaikan pada minggu sebelumnya, minggu ini dan totalnya (dalam persen)
• Bobot dalam persen di masing-masing item pekerjaan (minggu lalu, minggu ini dan total) 
• Kendala apa saja yang dialami dalam pelaksanaan pekerjaan

3. Laporan Bulanan (Monthly Report)

Laporan bulanan adalah laporan proyek yang berisi tentang pelaporan progress atau bobot pekerjaan (realisasi pekerjaan) secara Bulanan.

Jenis laporan proyek yang paling lengkap adalah laporan bulanan karena terdiri dari beberapa informasi penting yang dirangkum dalam satu buku. Berikut ini isi dari laporan bulanan pada proyek: 

• Volume yang telah diselesaikan
• Laporan proggress akhir bulan 
• Daftar staf di proyek tersebut 
• Daftar alat dan jumlah yang digunakan. 
• Foto dokumentasi pekerjaan 
• Kendala selama pelaksanaan pekerjaan

Mengapa perlu dibuat laporan bulanan, sedangkan cukup dengan laporan mingguan sudah menunjukan detail nilai indeks bobot realisasinya? Berikut ini alasannya:

Setiap laporan proyek pekerjaan mempunyai tujuan dan fungsi masing-masing.

Pada laporan mingguan dibuat dengan nilai indeks lebih detail yang berfungsi sebagai format pantau bagi seluruh unsur yang terlibat dalam proyek konstruksi tersebut. Sehingga kontraktor dan owner dapat melihat suatu deviasi yang menjadi kendala atau hambatan dalam pelaksanaan pekerjaan

Sedangkan pada Laporan Bulanan mempunyai fungsi untuk melaporkan setiap indeks progress pekerjaan secara global dengan rincian bulanan, yang dipakai sebagai bahan dasar dalam menghitung pencapaian realisasi kerja terhadap biaya. Sehingga Kontraktor melakukan penarikan termin progress menggunakan Realisasi Pekerjaan Bulanan Atau berdasar Laporan Kemajuan Pekerjaan Bulanan.

Salah satu perbedaan antara proyek swakelola dan proyek kontraktor baik swasta maupun pemerintah adalah laporan keuangan. Pada proyek kontraktor milik swasta atau pemerintah tidak ada laporan keuangan kepada owner karena merupakan privasi dari kontraktor. Sedangkan untuk pekerjaan dengan sistem swakelola yang dilaporkan adalah laporan progres dan penggunaan dananya. 

Time Schedule dalam Laporan Proyek

Pembuatan time schedule atau jadwal pelaksanaan pada sebuah proyek mempunyai manfaat untuk keberlangsungan dan kesuksesan proyek, yaitu sebagai berikut:

1. Menjadi pedoman waktu bagi kontraktor untuk melaksanakan pengadaan sumber daya manusia (SDM) yang dibutuhkan. 
2. Memberikan arahan kapan waktu pendatangan material dan alat kerja ke lokasi sesuai dengan item pekerjaan yang akan dilaksanakan. 
3. Sebagai tolok ukur pencapaian progress dan pengendalian waktu pelaksanaan pekerjaan. 
4. Sebagai acuan bagi kedua belah pihak yang berkontrak untuk memulai dan mengakhiri sebuah kontrak kerja proyek konstruksi. 
5. Menjadi penentuan batas kapan waktu denda atas keterlambatan proyek bisa dikenakan.

Dalam penyusunan time schedule dibutuhkan file pendukung lain sebagai bahan pertimbangan bagi kontraktor dan owner (pemilik proyek), yaitu sebagai berikut:

1. Gambar kerja proyek;
2. Rencana anggaran biaya (RAB) pelaksanaan proyek yang di dalamnya memuat data lokasi proyek, material, peralatan, dan tenaga kerja;
3. Data cuaca atau musim di lokasi pekerjaan proyek selama setahun terakhir;
4. Data ketersediaan alat transportasi yang dapat digunakan disekitar lokasi proyek;
5. Metode pelaksanaan kerja;
6. Data kapasitas produksi yang bisa dihasilkan oleh alat kerja, tenaga kerja, sub kontraktor, dan material;
7. Data keuangan proyek yang meliputi arus kas, cara pembayaran pekerjaan, tenggang waktu pembayaran progress dan lain-lain.

Nah, bagi kalian yang ingin mendapatkan contoh laporan harian, mingguan, dan bulanan pekerjaan fisik guna untuk menyusun laporan proyek perusahaan kontraktor kamu, kamu bisa akses ke link berikut ini: Laporan Progress Fisik.

Demikianlah penjelasan mengenai apa itu laporan proyek dan apa saja jenisnya. Semoga bermanfaat.

Tweet