Apa itu Struktur Organisasi Proyek? Ini Bagan Dan Tugas Para Pekerjanya

Dalam manajemen proyek konstruksi, perencanaan yang baik sangat penting. Proyek harus diorganisasi, diarahkan, dikoordinasi, dan dikontrol secara terstruktur untuk memastikan pencapaian tujuan perusahaan secara efektif dan efisien.

Untuk itu, setiap proyek membutuhkan wadah berupa struktur organisasi yang jelas.

Pada proyek kecil, mungkin struktur organisasi yang kompleks tidak selalu diperlukan. Namun, dalam proyek besar, di mana banyak staf terlibat dan berbagai bidang kerja saling berhubungan, struktur organisasi yang baik menjadi sangat penting.

Tanpa pengaturan yang terpadu, sulit bagi perusahaan untuk mengkoordinasikan tugas dan tanggung jawab antar tim, yang dapat menghambat kelancaran proyek.

Apa itu Struktur Organisasi Proyek?

Struktur Organisasi Proyek adalah alat untuk mencapai tujuan dengan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek.

Yang bertugas untuk menyusun struktur organisasi proyek ini adalah manajemen personalia.

Tujuan Pembentukan Struktur Organisasi Proyek

Adapun tujuan dan keuntungan dari pembentukan struktur organisasi proyek, antara lain:

1. Identifikasi dan pembagian kegiatan

Struktur organisasi proyek membantu mengidentifikasi setiap kegiatan yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung.

Pembagian ini memastikan bahwa tidak ada tugas yang terlewatkan atau dilakukan secara tidak teratur, sehingga proyek berjalan dengan lebih efisien dan sistematis.

2. Pengelompokan penanggung jawab kegiatan

Setiap kegiatan atau tugas dalam proyek dikelompokkan sesuai dengan bidang atau fungsi tertentu.

Dengan adanya pengelompokan penanggung jawab, proyek dapat dikelola dengan lebih teratur, karena setiap orang atau tim memiliki peran yang jelas.

Hal ini juga memudahkan komunikasi dan koordinasi antara tim yang terlibat, serta meminimalisir kebingungan terkait siapa yang bertanggung jawab atas bagian tertentu dari proyek.

3. Penentuan wewenang dan tanggung jawab

Struktur organisasi memastikan bahwa setiap karyawan mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya.

Dengan wewenang ini, setiap karyawan memahami keputusan apa yang dapat mereka ambil, serta tugas apa yang menjadi tanggung jawab mereka.

Penentuan yang jelas ini mencegah tumpang tindih pekerjaan dan meningkatkan akuntabilitas di seluruh tingkatan proyek.

4. Menyusun mekanisme pengendalian

Dengan adanya struktur organisasi, mekanisme pengendalian dapat disusun dengan jelas untuk memantau dan mengevaluasi progres proyek.

Pengendalian ini mencakup pelacakan jadwal, kualitas, serta biaya untuk memastikan bahwa proyek tetap berjalan sesuai dengan perencanaan.

Jika ada deviasi dari rencana, mekanisme pengendalian memungkinkan untuk intervensi yang cepat dan tepat agar proyek tetap di jalur yang benar.

Daftar Jabatan dalam Struktur Organisasi Proyek

Struktur organisasi proyek di setiap perusahaan berbeda, disesuaikan dengan kondisi dan wewenang yang ditetapkan oleh perusahaan tersebut.

Untuk mencapai tujuan perusahaan secara efektif dan efisien, setiap karyawan diberikan tugas yang saling terhubung dengan karyawan lainnya.

Struktur organisasi proyek mempermudah karyawan dalam menjalankan pekerjaan sesuai dengan keahlian yang dimiliki serta kepada siapa karyawan itu akan bertanggung jawab.

Struktur organisasi proyek juga memperjelas tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.

Berikut di bawah ini bagan struktur organisasi proyek secara umum, yang bisa kamu sesuaikan dengan kondisi di lapangan.

1. Project Manager (PM)

Tugas dan tanggung jawab dari Project Manager adalah:

Menentukan kebijaksanaan pelaksanaan jasa manajemen proyek konstruksi
Memimpin, mengkoordinir dan melaporkan kepada konsultan pengawas terkait dengan kegiatan pelaksanaan proyek.
Membuat dan mengontrol time schedule poyek yang akan dilaksanakan.
Menandatangani berita acara serah terima pekerjaan.
Membuat dan mengatur perencanaan kegiatan operasional pelaksanaan proyek
Melaksanakan, mengkoordinir, dan mengontrol kegiatan operasional pelaksanaan proyek
Menyetujui dan menandatangani semua dokumen yang bersifat usulan, permintaan, pembelian, pemakaian dan pembayaran untuk kebutuhan proyek konstruksi.
Menyelenggarakan rapat-rapat koordinasi dengan pihak luar, yang berkaitan dengan kebutuhan proyek.
Menandatangani laporan bulanan terkait dengan pelaksanaan proyek konstruksi.
Mengajukan dan menandatangani pekerjaan tambah atau kurang/contract change order (CCO) kepada owner jika diperlukan.

2. Site Engineer

Tugas dan tanggung jawab dari Site Engineering adalah:

Menyampaikan petunjuk teknis kepada tim, dalam melaksanakan pekerjaan pengawasan segera setelah dokume kontrak ditandatangani.
Memberikan petunjuk (rekomendasi) kepada tim dalam melaksanakan pekerjaan terkait dengan usulan desain konstruksi dan data pendukung yang diperlukan. Dan juga mencarikan solusi atas permasalahan yang timbul baik sehubungan dengan teknis maupun permasalahan kontrak.
Menjamin bahwa semua isi dari Kerangka Acuan Kerja (KAK) akan dipenuhi dengan baik dan sesuai dengan ketentuan.
Mengadakan penilaian terhadap kemajuan pekerjaan
Menjamin semua pelaksanaan detail teknis untuk pekerjaan major tidak akan terlambat sesuai dengan dokumen kontrak yang telah ditandatangani.
Mengatur/membantu tim di lapangan dalam mengendalikan kegiatan-kegiatan kontraktor agar dicapai efisiensi pada setiap kegiatan (pekerjaan yang harus ditangani).
Menyusun rencana kerja untuk semua pekerja atau staf yang terlibat dalam pekerjaan penyelidikan bahan/material baik di lapangan maupun laboratorium.
Melakukan pengecekan terhadap hasil laporan pengujian serta analisanya.

3. Structure Engineering

Tugas dan tanggung jawab dari Structure Engineering adalah :

Menjalankan tugas yang diberikan oleh Site Engineer
Menganalisa struktur yang sudah diberikan oleh pihak Konsultan
Membuat perhitungan struktur untuk dikerjakan oleh mandor

4. Architect Engineering

Tugas dan tanggung jawab dari Architect Engineering adalah :

Menganalisa gambar yang sudah dibuat oleh Drafter
Memperbaiki hasil gambar untuk diberikan kepada atasan
Membuat Shop Drawing yang dapat dimengerti oleh mandor

5. Quality Control

Tugas dan tanggung jawab dari Quality Control adalah:

Memeriksa kualitas hasil pekerjaan yang akan dimasukkan ke dalam monthly certificate (MC) atau laporan bulanan.
Memeriksa kualitas bahan material yang akan digunakan agar sesuai dengan spesifikasi yang terdapat di dalam dokumen kontrak.
Membuat laporan bulanan dari hasil pengendalian kualitas untuk mendukung data kuantitas setiap bulannya.
Mengikuti petunjuk teknis dan perintah dari site manager dalam setiap item pekerjaan.
Memeriksa semua data tentang kendali mutu terhadap bahan material yang digunakan.
Melakukan pengujian terhadap komposisi material yang akan dipergunakan.

Baca juga: Syarat Pendidikan Quality Control

6. Drafter

Tugas dan tanggung jawab dari Drafter adalah:

Membuat gambar pelaksanaan/gambar shop drawing.
Menyesuaikan gambar perencana dengan kondisi nyata dilapangan.
Menjelaskan kepada pelaksana lapangan/surveyor.
Membuat gambar akhir pekerjaan/as built drawing.

7. Quantity Engineer (QE)

Tugas dan tanggung jawab Quantity Engineer adalah :

Melaksanakan tugas pengawasan tehadap pekerjaan kontraktor apakah sesuai dengan kuantitas yang telah ditentukan.
Tidak menerima pekerjaan kontraktor yang kuantitasnya tidak sesuai dengan Rencana Anggaran Belanja (RAB).
Membuat laporan tertulis kepada pelaksana pekerjaan atas hal-hal yang menyangkut pengendalian kuantitas.
Membantu pelaksanaan kegiatan dalam mempersiapkan proses serah terima khususnya terlibat dalam hal pelaporan jenis dan kuantitas hasil akhir pelaksanaan kerja kontraktor secara menyeluruh.

8. Staff Akutansi

Tugas dan tanggung jawab dari Staff Akutansi adalah :

Membuat dan menyusun buku kas umum beserta buku penunjangnya, termasuk mengelola kas kecil.
mengolah data yang bersifat kearsipan yang menyangkut dengan pembukuan.
Bertanggung jawab atas kas proyek yang diamanatkan oleh pimpinan proyek.
Membuat laporan periodik mengenai penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran serta bertanggung jawab sepenuhnya atas pengolahan keuangan proyek.
Membuat dan menyusun Surat Pertanggungjawaban Pelaksanaan Anggaran Pembangunan (SPJP)

9. Administrasi dan Umum

Tugas dan tanggung jawab Administrasi dan Umum adalah :

Mempersiapkan dan menyediakan semua kebutuhan perlengkapan administrasi dan alat-alat kantor untuk menunjang kelancaran proyek konstruksi.
Membantu kepala pelaksana bagian proyek dan mengkoordinasi serta mengawasi tata laksana administrasi.

10. Mechanic

Tugas dan tanggungjawab mechanic adalah :

Memodifikasi, mengembangkan, menguji, atau menyesuaikan mesin dan peralatan.
Bertanggung jawab atas perhitungan (kualitas & kuantitas) hasil kemajuan pekerjaan di lapangan untuk bidang Mekanikal Bangunan
Merancang dan menerapkan modifikasi peralatan secara cost-effective
Membahas dan memecahkan masalah kompleks dengan departemen manufaktur, sub-kontraktor, supplier dan pelanggan
Mengelola proyek dengan menggunakan prinsip rekayasa dan teknik

11. Operator Tower Crane

Tugas dan tanggung jawab Operator Tower Crane:

Mengoperasikan tower crane sesuai dengan titik-titik lokasi pekerjaan.
Mengangkut dan meletakkan bahan material/barang menggunakan tower crane
Memindahkan alat atau material yang berada di lapangan sesuai dengan instruksi kepala pelaksana pekerjaan.
Menjaga dan merawat tower crane agar selalu dapat beroperasi dengan baik

12. Chief Inspector

Tugas dan tanggung jawab Chief Inspector adalah :

Melakukan pengawasan terhadap setiap item pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor agar pekerjaan tersebut sesuai dengan dokumen kontrak yang telah ditandatangani.
Menyampaikan laporan harian tentang pekerjaan kepada site engineering.
Melaksanakan pengarsipan atas dokumen surat-menyurat, laporan harian, laporan bulanan, jadwal kemajuan pekerjaan dan lain-lain.
Membantu pekerjaan site engineer dalam menyiapkan data untuk “Final Payment”.

13. Supervisor

Tugas dan tanggung jawab dari Supervisor adalah :

Mengatur dan mengorganisir staf bawahan
Menjelaskan job description dengan baik agar mudah dipahami oleh staf bawahan
Memberikan pengarahan/briefing rutin kepada staf di bawahnya
Mengatur dan mengawasi jalannya pekerjaan yang ditugaskan kepada para staf bawahannya
Memberikan motivasi agar tetap semangat bekerja dalam kondisi apapun kepada semua staf di bawahnya

Baca juga: Pengertian Supervisor dan Tugasnya Secara Lengkap

14. Surveyor

Tugas dan tanggung jawab dari Surveyor adalah :

Melaksanakan kegiatan survei dan pengukuran, diantaranya pengukuran topografi lapangan dan penentuan koordinat bangunan.
Melakukan plotting site plan di lokasi pekerjaan untuk menentukan benchmark, center line, titik elevasi tanah asli dari border line.
Menentukan titik elevasi kedalaman galian pondasi serta lantai basement, agar proses galian dan urugan tanah sesuai dengan perencanaan konstruksi.
Membuat titik as bangunan sesuai dengan jarak dan sudut datar yang telah dihitung untuk mencari lokasi titik tiang pancang dan pile cap.
Mengawasi pelaksanaan staking out, penetapan elevasi/level, as, vertikal dan horizontal. sesuai dengan gambar rencana.
Melaporkan dan bertanggung jawab hasil pekerjaannya kepada kepala proyek.
Membuat daftar alat ukur dan merawat alat ukur optik beserta perlengkapannnya.
Mengkoordinir dan mengawasi penggunaan alat-alat ukur.

15. General Affair (GA)

Tugas dan tanggung jawab dari General Affair (GA) adalah:

Mewakili perusahaan untuk menjalin hubungan dengan pihak luar seperti Owner, MK, dan Konsultan.
Melengkapi semua kebutuhan operasional termasuk seluruh dokumen pada internal perusahaan demi kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh.
Bertanggung jawab dalam mendata, memelihara dan merawat seluruh aset perusahaan yang telah dibeli.

16. Petugas Logistik

Tugas dan tanggung jawab bagian logistik proyek adalah :

Mensurvei data jumlah alat dan bahan material yang dibutuhkan. Setelah itu, mencari harga alat bahan material tersebut ke beberapa supplier atau toko material bangunan sebagai data untuk memilih harga bahan terbaik dan memenuhi spesifikasi dan kualitas yang telah ditetapkan.
Melakukan pembelian alat dan bahan material ke supplier atau toko bahan bangunan.
Menyiapkan dan mengelola tempat penyimpanan (gudang). Petugas Logistik bertanggung jawab atas penyimpanan alat dan bahan material yang sudah didatangkan ke area proyek sehingga dapat tertata rapi dan terkontrol dengan baik.
Menganalisis dan bertanggung jawab atas Sistem Rantai Pasok yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pembangunan.
Melakukan koordinasi dengan pelaksana lapangan dan bagian teknik proyek terkait dengan jumlah dan jadwal pendatangan bahan yang dibutuhkan pada masing-masing item pekerjaan konstruksi.

17. Safety Supervisor dan Safety, Health, and Environment (SHE)

Tugas dan tanggung jawab dari Safety Supervisor dan SHE adalah :

Membuat program kerja K3 dan perencanaan pengimplementasian agar tercipta lingkungan kerja yang sehat.
Memastikan berjalannya program dan membuat dokumentasinya.
Membuat laporan dan menganalisis data statistik SHE.
Melakukan peninjauan risiko assessment, SOP/SWP dan JSA.
Memeriksa pada peralatan kerja apakah terdapat aus atau tidak, dan juga memerika kondisi kesehatan tenaga kerja dan lingkungan kerja.
Meninjau keselamatan kerja dan pelatihan keselamatan.
Mencegah dan melakukan penanggulangan kecelakaan kerja dan melakukan penyelidikan penyebabnya.
Memastikan tenaga kerja telah bekerja sesuai dengan SOP.
Meninjau dan mengarahkan karyawan bekerja sesuai kewajiban dan sesuai dengan sistem operasi perusahaan.

Demikianlah penjelasan mengenai struktur organisasi proyek yang merupakan suatu badan yang menggambarkan jabatan atau kedudukan dari suatu kerja atau jabatan yang tertinggi sampai pada yang paling rendah. Semoga bermanfaat.