Cara Membuat Work Breakdown Structure (WBS) Dan Contohnya

Dalam manajemen proyek, work breakdown structure (WBS) adalah salah satu alat yang paling penting dalam mengorganisir dan membagi tugas-tugas proyek menjadi bagian yang lebih kecil dan terukur. Contoh work breakdown structure yang diberikan perusahaan kepada pegawainya dapat membantu tim proyek untuk memahami tugas yang harus dilakukan, waktu yang dibutuhkan, sumber daya yang dibutuhkan, dan tanggung jawab siapa yang akan menyelesaikan tugas tersebut.

Pada dasarnya, WBS adalah struktur hierarkis dari tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Struktur ini terdiri dari level-level yang semakin detail, dimulai dari level tertinggi yang meliputi seluruh proyek hingga level terendah yang mencakup tugas-tugas yang sangat spesifik.

Dalam mengembangkan WBS, terdapat beberapa metode yang dapat digunakan, seperti mengadakan pertemuan brainstorming dengan tim proyek, memeriksa dokumentasi yang sudah ada, dan menggunakan template WBS yang sudah tersedia. Tujuan dari WBS adalah untuk memperjelas dan mengorganisir pekerjaan yang harus dilakukan dalam proyek, sehingga dapat membantu dalam mengelola dan memantau proyek secara efektif.

Pengertian Work Breakdown Structure

Penggunaan WBS telah dikembangkan sejak tahun 1957 saat Angkatan Laut AS menginisiasi program rudal balistik armada (Polaris) dan dilakukan dengan berbasis pada hasil yang lantas dikenal sebagai PERT (Program Evaluation and Review Technique). Baru kemudian pada tahun 1987 hingga 1999, Program Management Institute (PMI) mulai mengembangkan struktur standar untuk ranah non-militer, dan pada tahun 1993, WBS dikenal sebagai sebuah struktur rincian kerja untuk perusahaan dan proyek sipil lainnya.

Secara metodologis, Work Breakdown Structure adalah sebuah struktur dan metode pengerjaan proyek yang berguna untuk memecahkan proses pengerjaan proyek secara bertahap pada tiap detailnya. 

Dengan menggunakan WBS, tim proyek dapat mengidentifikasi dan memperkirakan biaya, sumber daya, dan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tahapan proyek secara lebih efisien

Manfaat Work Breakdown Structur

Adapun manfaat dari WBS meliputi:

1. Mempermudah penyampaian proyek

WBS memudahkan penyampaian proyek karena ada pengelompokan elemen detail untuk suatu proyek dengan orientasi tujuan maupun waktu. Dalam WBS, setiap tugas proyek memiliki tanggung jawab dan batas waktu yang jelas. Hal ini memudahkan pengendalian proyek dan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana.

2. Memudahkan pengendalian proyek

Dengan WBS, setiap tugas proyek memiliki tanggung jawab dan batas waktu yang jelas. Hal ini memudahkan pengendalian proyek dan memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana.

3. Meningkatkan koordinasi tim

WBS memungkinkan setiap anggota tim proyek untuk memahami tugas masing-masing dan tanggung jawabnya secara jelas. Hal ini meningkatkan koordinasi tim dan mengurangi risiko terjadinya kekeliruan atau tumpang tindih dalam pekerjaan.

4. Memungkinkan pengendalian biaya proyek

Dalam WBS, setiap tugas proyek memiliki alokasi biaya yang jelas. Hal ini memungkinkan pengendalian biaya proyek dengan lebih baik dan memastikan bahwa proyek tetap sesuai anggaran.

5. Memungkinkan evaluasi dan minimisasi kesalahan

Dengan memecah pekerjaan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan terorganisir dengan baik, setiap detail dari pekerjaan tersebut dapat dievaluasi dan dipantau. Hal ini meminimalkan terjadinya cacat atau kesalahan dalam pengerjaan proyek. 

Dengan menggunakan WBS, para pengelola proyek dapat lebih mudah memperkirakan waktu dan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dalam proyek.

6. Memudahkan pemahaman para pelaku proyek

WBS memungkinkan adanya klarifikasi pekerjaan dan proses komunikasi yang lebih baik antara ruang lingkup proyek dan seluruh stakeholders dalam proyek tersebut. Dengan demikian, para stakeholders dapat lebih terlibat dan memahami proses pengerjaan proyek dengan lebih baik.

Komponen Dan Cara Membuat Work Breakdown Structure Yang Benar

Dalam membuat WBS, terdapat lima komponen utama yang harus diperhatikan dengan cermat. 

1. Deskripsi Tugas

Pertama-tama adalah deskripsi tugas, yang harus ada dalam setiap WBS yang dibuat. Komponen ini memungkinkan Project Manager untuk membagikan tugas pada setiap anggota tim dengan mudah. Deskripsi tugas juga memberikan gambaran tentang estimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas.

2. Status Tugas

Komponen kedua yang harus diperhatikan adalah status tugas. Status tugas memudahkan pelacakan tugas-tugas yang sedang dikerjakan oleh anggota tim. Dengan demikian, monitoring akan menjadi lebih mudah dan kontrol pada progres masing-masing orang dan timeline bisa terjaga dengan baik.

3. Biaya

Selanjutnya, komponen ketiga yang penting adalah biaya. Biaya menjadi faktor penting dalam pengelolaan proyek. Dalam WBS, biaya harus dipertimbangkan untuk setiap tugas atau aktivitas. Dengan mempertimbangkan biaya, efisiensi pengeluaran dan alokasi dana dapat dilakukan dengan tepat.

4. Project Deliverable

Deliverable merujuk pada hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan dari sebuah proyek. Deliverable bisa digunakan sebagai metrik pengukuran keberhasilan proyek yang sedang dijalankan. Dalam WBS, setiap tugas harus dikaitkan dengan deliverable yang relevan.

5. Paket Kerja

Terakhir, komponen kelima adalah paket kerja. Paket kerja adalah sekelompok tugas kecil yang diberikan pada anggota atau departemen. Setiap paket kerja harus memiliki deskripsi tugas, status tugas, biaya, dan deliverable yang relevan.

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam membuat WBS. Pertama-tama, tetapkan siklus kerja proyek yang meliputi tahap inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan proyek. 

Langkah kedua yang perlu diperhatikan adalah, menentukan sub tugas, membuat detail penjelasan tugas, dan membuat tim kerja untuk setiap pokok tugas yang telah diberikan.

Selanjutnya, buat tautan atau rangkaian ketergantungan antar paket kerja yang sudah ada, sehingga pekerjaan proyek dapat dikerjakan secara simultan tanpa adanya penundaan.

Setelah itu, lakukan penetapan sumber daya manusia dan sumber daya bahan baku, jangan lupa untuk menetapkan biaya untuk rincian proyek.

Terakhir, buat perkiraan waktu atau tanggal dimulainya proyek dan tanggal proyek selesai dari perhitungan cermat pengerjaan proyek tersebut.

Jenis-Jenis Work Breakdown Structure

Terdapat dua jenis utama WBS, yaitu:

1. Deliverable-based WBS

Deliverable-based WBS merupakan jenis WBS yang berfokus pada deliverables atau hasil akhir dari proyek. Jenis WBS ini memecah proyek menjadi beberapa area utama dari ruang lingkup proyek, dan secara keseluruhan bertindak sebagai akun kontrol dan membagi detail proyek dan pekerjaan menjadi beberapa paket kerja tertentu yang lebih kecil. Dengan kata lain, WBS jenis ini mengorganisir pekerjaan berdasarkan pada hasil akhir yang diinginkan.

Contoh sederhana dari Deliverable-based WBS adalah sebuah proyek pembangunan sebuah rumah. Deliverables pada proyek ini bisa saja mencakup hal-hal seperti fondasi, struktur, atap, kamar mandi, dapur, kamar tidur, dan lain-lain. Setiap deliverable tersebut akan dipecah lagi menjadi beberapa paket kerja tertentu yang lebih kecil, seperti membuat desain, membuat rencana anggaran, memilih bahan bangunan, melakukan konstruksi, dan lain-lain.

2. Phase-based WBS

Phase-based WBS merupakan jenis WBS yang mengorganisir pekerjaan berdasarkan pada fase-fase proyek. Jenis WBS ini memiliki struktur yang mirip dengan siklus hidup proyek dan digunakan untuk menunjukkan hasil akhir di bagian atas. Secara umum, ada lima fase utama yang dicakup dalam Phase-based WBS, yaitu inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, kontrol, dan penutupan. Setiap fase akan dipecah lagi menjadi beberapa paket kerja tertentu yang lebih kecil.

Contoh sederhana dari Phase-based WBS adalah sebuah proyek peluncuran produk baru. Fase-fase pada proyek ini bisa saja mencakup hal-hal seperti pengembangan produk, pemasaran, produksi, distribusi, dan pengukuran keberhasilan. Setiap fase tersebut akan dipecah lagi menjadi beberapa paket kerja tertentu yang lebih kecil, seperti melakukan penelitian pasar, membuat strategi pemasaran, membuat prototipe produk, menyelesaikan produksi, dan lain-lain.

Contoh Work Breakdown Structure

Contoh Work Breakdown Structure (WBS) seringkali digunakan oleh manajer proyek untuk memudahkan pemahaman tentang proyek dan memastikan bahwa tiap bagian dari proyek terorganisir dengan baik. Berikut adalah contoh WBS untuk proyek pembuatan sebuah website:

1. Inisiasi

• Mengumpulkan informasi tentang kebutuhan klien
• Mendefinisikan tujuan proyek
• Menentukan anggaran proyek

2. Perencanaan

• Mendesain layout website
• Menentukan konten website
• Membuat sketsa visual website
• Menentukan timeline proyek
• Membuat daftar sumber daya dan biaya yang dibutuhkan

3. Pelaksanaan

• Membuat homepage website
• Membuat halaman-halaman content website
• Membuat database website
• Mengintegrasikan desain dengan kode website
• Menguji website untuk memastikan kinerjanya

4. Kontrol

• Memonitor kemajuan proyek
• Menyelaraskan proyek dengan anggaran yang telah ditentukan
• Menyelesaikan masalah yang muncul selama pengerjaan proyek

5. Penutupan

• Menyerahkan website ke klien
• Mengumpulkan umpan balik dari klien
• Menyelesaikan administrasi proyek

Dalam contoh WBS di atas, proyek pembuatan website dipecah menjadi beberapa tahap, termasuk inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, kontrol, dan penutupan. Setiap tahap kemudian dibagi lagi menjadi sub-tahap dan tugas-tugas yang lebih kecil, sehingga proyek dapat dikerjakan dengan lebih terstruktur dan efisien.

Contoh WBS ini hanya merupakan salah satu contoh, dan WBS dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan proyek yang berbeda-beda. Penting untuk diingat bahwa WBS harus dibuat dengan hati-hati dan terperinci untuk memastikan bahwa semua bagian proyek terorganisir dengan baik dan tidak terlewatkan.

Tweet