Pengertian Inventaris, Manfaat dan Tahapan Inventarisasi

Inventaris merupakan suatu kegiatan pencatatan aset atau barang sekaligus pengelolaan data aset yang dimiliki organisasi secara profesional demi kelancaran operasionalnya. Sayangnya, keberadaan program inventarisasi belum mendapatkan perhatian yang serius oleh sejumlah organiasi, sehingga peran dan fungsinya belum begitu terlihat secara nyata. 

Padahal jika inventaris aset atau barang dikelola dengan baik akan memberikan manfaat yang besar bagi kelancaran dan keberhasilan dalam kegiatan suatu organisasi.




Apa itu Inventaris?

Inventaris adalah catatan barang yang dimiliki oleh sebuah organisasi, baik untuk dijual langsung, diolah untuk menjadi produk, atau digunakan untuk mendukung kegiatan operasional.

Contoh bisnis yang memerlukan inventarisasi yang baik adalah bisnis retailing, food and beverage, perusahaan kontraktor, dealer mobil, dan lain sebagainya. 

 

Jenis-jenis Aset yang Perlu Diinventarisasi

Kegiatan inventarisasi aset merupakan kegiatan yang wajib dilakukan oleh organisasi. Lalu apa saja aset yang perlu diinventarisasi?

1. Tangible Asset (Aset Berwujud)

Tangible asset, yaitu kekayaan berwujud yang terlihat secara fisik dan mempunyai nilai. Contohnya adalah:

  • Tanah atau lahan
  • Bangunan
  • Peralatan pabrik/kantor
  • Persediaan barang

2. Intangible Asset (Aset Tidak Berwujud)

Intangible asset, yaitu kekayaan tidak berwujud yang manifestasinya tidak mempunyai bentuk fisik, namun dapat memberikan manfaat serta memiliki nilai tertentu secara ekonomi. Contohnya adalah:

  • Hak Cipta
  • Hak Paten
  • Goodwill
  • Hak Merek Dagang
  • Hak Atas Usaha Waralaba

Baca juga: Fungsi dan Jenis-jenis Arsip

Manfaat Inventaris


Setidaknya ada 6 manfaat yang bisa Anda rasakan ketika aset-aset organisasi dinventarisasi dengan baik, yaitu:


1.Meningkatkan layanan konsumen

Salah satu manfaat dari manajemen inventaris adalah meningkatkan layanan kepada konsumen dengan selalu tersedianya stock persediaan barang. Jika sudah demikian, maka loyalty consument dapat dengan mudah dicapai oleh organisasi. Tanpa disuruh, konsumenpun kemungkinan besar mau untuk merekomendasikan produk barang/jasa kepada orang terdekatnya sehingga mau membeli dan menggunakan produk tersebut.

2. Menciptakan transparansi dan akuntabilitas

Sebagaimana fungsi akuntansi, daftar inventaris juga berfungsi untuk menciptakan transparansi dan akuntabilitas dalam sebuah organisasi. Dengan adanya daftar ini, organisasi akan mendapatkan manfaat berupa mudahnya kontrol dan pengendalian terhadap aset atau barang yang dimiliki oleh organisasi.

3. Menghemat keuangan perusahaan

Manfaat ketiga adalah daftar inventaris dapat membantu organisasi menghemat anggaran. Dengan pencatatan yang baik dan akurat, dapat diketahui dengan betul barang-barang apa saja yang masih tersedia, sehingga dapat meminimalisir pembelian aset yang tidak perlu.

Tanpa adanya daftar inventaris yang up-to-date dan akurat, maka besar kemungkinan akan terjadi pemborosan pembelian barang-barang yang belum dibutuhkan oleh organisasi.


4. Mengambil keputusan yang tepat

Selanjutnya, manfaat dari inventaris adalah dapat membantu organisasi dalam pengambilan keputusan yang lebih tepat. Sebagai contoh, sebuah perusahaan kontraktor yang membutuhkan daftar material konstruksi. Perusahaan tersebut perlu mengecek apakah terdapat sisa bahan material konstruksi yang belum terpakai di dalam daftar inventaris.

Jika organisasi/perusahaan tidak memiliki daftar inventaris yang up-to-date dan akurat, maka organisasi tersebut akan kesulitan menentukan jenis barang apa yang perlu restock kembali.

5. Membuat aset lebih aman

Manfaat selanjutnya dari inventarisasi adalah sebagai salah satu cara pengamanan aset atau barang-barang yang dimiliki oleh organisasi. Daftar inventaris yang akurat akan membantu organisasi untuk mengetahui apa saja aset atau barang yang dimiliki beserta jumlah dan kondisinya.

6. Dasar penghitungan kekayaan organisasi

Terakhir, daftar inventaris dapat dijadikan sebagai acuan dalam menghitung kekayaan organisasi dan penyaluran aset. Segala aset yang dimiliki oleh organisasi, baik yang bergerak atau pun yang tidak bergerak, merupakan kekayaan perusahan yang perlu dicatat dalam daftar inventaris.


Tahapan Inventarisasi

Meski terkesan sepele, daftar inventaris ini justru berperan besar untuk mencegah terjadinya pemborosan yang dapat mengakibatkan kerugian keuangan pada perusahaan.

Proses pembuatan daftar inventaris cukup membutuhkan ekstra ketelitian yang tinggi. Prosesnya pun relatif cukup lama, sehingga perlu dibuat alokasi waktu yang khusus untuk memastikan semua barang telah tercatat dengan sempurna. 

Oleh karena itu, untuk membantu organisasi dalam mengelola asetnya agar lebih efektif dan komprehensif, berikut ini uraian tahapan dalam inventarisasi, yaitu:

1. Mempersiapkan data aset

Tahapan pertama dalam proses inventarisasi adalah pengumpulan data pencatatan aset yang terakhir atau data yang menjadi acuan dalam melakukan inventarisasi aset. Data-data tersebut kemudian dikelompokkan berdasarkan lokasi atau jenis barangnya.

2. Eksekusi aset

Langkah selanjutnya eksekusi aset, yaitu kegiatan pencatatan data-data yang telah masuk dan juga pelaporan hasil pendataan aset tersebut. Lama tidaknya tahapan pada proses ini tergantung dari banyaknya aset yang dimiliki. 

Jika barang atau asetnya sedikit, maka pencatatan datanya juga tidak membutuhkan waktu yang lama. Namun, jika organisasi tersebut memiliki barang atau aset yang cukup banyak, maka kegiatan ini memerlukan waktu yang cukup lama.

3. Rekonsiliasi data

Jika seluruh barang atau aset selesai diinventarisasi, maka langkah yang tidak kalah penting adalah rekonsiliasi data. Proses ini perlu dilakukan untuk memastikan data nilai aset yang dinput oleh internal cocok dengan laporan aset organisasi sehingga penyajian datanya dilakukan dengan benar.

Itulah ulasan mengenai apa itu inventaris, manfaat yang bisa didapatkan, dan tahapan dalam inventarisasi. Jika organisasi melakukan kegiatan inventarisasi aset secara rutin, pihaknya akan memiliki pencatatan data aset yang akurat baik terhadap aset berwujud maupun aset yang tidak berwujud.

Jika organisasi Anda masih mengelola inventaris secara konvensional, mungkin bisa dicoba untuk beralih menggunakan software yang akan membantu proses pengelolaan aset menjadi efektif dan efisien. 

1 Response to "Pengertian Inventaris, Manfaat dan Tahapan Inventarisasi"

  1. inventarisasi ini adalah hal yang paling berat jika persedian anda sangat banyak..terima kasih infonya

    ReplyDelete