Tugas Front Office Department, Ini Syarat Jika Ingin Jadi Staf Front Office!

Kegiatan operasional front office tidak hanya dituntut memiliki penampilan yang bagus tetapi juga memiliki sikap perilaku, pengetahuan dan kualitas pelayanan yang baik dalam melayani tamu. Pelayanan adalah sesuatu yang kita berikan kepada tamu baik barang atau jasa yang melebihi apa yang diharapkan oleh tamu sehingga tamu akan merasa lebih puas dan akan selalu membuat tamu untuk kembali datang menggunakan jasa kita.

Bagian ini mempunyai peran dan fungsi utama dari bagian kantor depan sebuah perusahaan. Lokasi atau letak front office biasanya berada pada tempat yang mudah dilihat atau diketahui oleh tamu. Front Office Department memiliki peran penting dalam memberikan segala macam informasi baik yang berhubungan dalam kantor maupun di luar kantor.

Front Office Department menjadi cerminan dari pelayanan yang diberikan oleh perusahaan, bahkan untuk usaha penginapan seperti hotel, kedudukan front office tidak hanya berfungsi sebagai penerima tamu, front office juga berfungsi sebagai tempat administrasi untuk menunjang kepuasan tamu.

Front office juga dikenal sebagai the first and the last impression of the guest, yaitu bagian kesan yang mendalam yang pertama dan yang terakhir dari tamu. Setiap tamu yang datang ke kantor, pertama kali ditangani dan diurus oleh bagian kantor depan (check-in procedure), dan juga ketika tamu meninggalkan kantor yang juga diurus dan ditangani kembali oleh kantor depan (check-out procedure)

Pengertian Front Office

Frontoffice atau resepsionis atau staff kantor depan adalah area depan sebuah pusat informasi perusahaan dimana seorang atau sekelompok tamu tiba dan pertama kali bertemu atau berinteraksi dengan staf perusahaan. Staf front office ini akan menangani pertanyaan apa pun yang ditanyakan oleh tamu, dan menempatkan mereka dalam kontak pertama dengan orang yang relevan di perusahaan tersebut.

Front office akan menerima pertanyaan yang diajukan oleh tamu/pelanggan dan kemudian akan meneruskannya ke departemen terkait di perusahaan. Jika tamu/pelanggan memiliki pertanyaan seputar penjualan atau pemasaran, maka Front office akan menghubungi bagian pemasaran atau penjualan.

Job Description atau Tugas di Front Office Department

Front Office Department mempunyai peranan yang yang sangat penting dan berpengaruh terhadap kelancaran jalannya operasional kantor. Karena dari merekalah tamu/pengunjung akan menerima sambutan, termasuk koordinasi dengan pihak kantor berikutnya. Hampir semua kegiatan yang ada di Front Office berhubungan dengan tamu/pelanggan baik secara langsung maupun tidak langsung.

Tugas yang paling umum staff front office adalah melayani tamu dan membantu secara internal di kantor. Staf front office juga menangani tugas sederhana, seperti mengetik dan mencetak tugas, menjawab telepon, menggunakan printer dan mesin faks. Selengkapnya mengenai job description dalam front office department sebagai berikut:

1 . Front Office Manager

• Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi kantor depan.
• Memastikan bahwa semua staff Front Office menguasai software yang digunakan oleh perusahaan terkait dengan layanan tamu/pelanggan.
• Menjaga dan melatih kedisiplinan staff Front Office dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi mereka yang melanggar.
• Meningkatkan produktivitas dan prestasi staff Department Front Office dalam melayani pelanggan dan memberikan reward khusus bagi yang berprestasi.
• Menjaga keharmonisan kerja dengan Department Sales dan Marketing tentang upselling dan penanganan tamu secara khusus.
• Menyambut tamu VIP.
• Menangani komplain tamu/pelanggan yang tidak dapat diselesaikan oleh staff Front Office.

2. Assistant Front Office Manager

• Membantu pekerjaan Front Office Manager, Receptionist, Telephone Operator, dan concierge.
• Membuat jadwal kerja staff front office.
• Membantu Operasional di Front Office.
• Mengarahkan atau mensupervisi pekerjaan receptionist dan concierge.
• Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.

3. Head of Reception (Front desk Supervisor)

• Memimpin pelaksanaan kegiatan menerima tamu dan rnenjual kamai serta proses registrasi.
• Mengatasi permasalahan yang terjadi di bagian Front Desk.
• Mengatur tata cara penyambutan tamu, terutama tamu VIP.
• Mengatur penggunaan material dan piranti administrasi Front Desk

Baca juga: Tugas dan Fungsi Supervisor

4. Receptionist

• Menyambut tamu/pelanggan yang datang di Front Desk dengan ramah dan sopan.
• Membuat registrasi tamu.
• Men-Check-In kan tamu.
• Mencatat dan menerima uang deposit yang diserahkan oleh tamu yang diserahkan oleh tamu yang akan menginap.
• Memasukan data tamu yang sudah Check-in dalam satu laporan harian.
• Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi selama bertugas pada hari tersebut.

Selain itu, Front Office Department juga mempunyai peran dan andil yang cukup besar serta bertanggung jawab dalam memonitor dan mengkoordinir kegiatan perusahaan. Adapun peran dari Front Office Department, diantaranya sebagai berikut :

1. Sebagai Wakil Manajemen (Management Representative), yang bertugas menyelesaikan masalah tertentu yang biasanya diselesaikan oleh pihak manajemen.
2. Sebagai Pemberi Informasi (Information Giver), petugas yang berada di Front Office Department diharapkan mampu memberikan keterangan yang jelas dan benar yang berhubungan dengan kebutuhan tamu/pelanggan kantor.
3. Sebagai Penyimpan Data (Record Keeper), yang merupakan sumber dan pusat penyimpanan data dalam kegiatan-kegiatan sehari-hari perusahaan.
4. Sebagai Wakil dari Hubungan Masyarakat (Public Relations Agent), karyawan Front Office Department harus dapat berperan secara aktif sebagai orang yang berhubungan dengan masyarakat, terutama para tamu yang datang ke kantor. Diharapkan dapat berperan sebagai internal public relations yang memberikan citra baik terhadap tamu kantor.
5. Sebagai Koordinator Kegiatan Pelayanan (Service Coodinator), yaitu berperan untuk mengkoordinasikan pelayanan informasi dan kegiatan departemen lain.

Syarat dan Keterampilan yang Harus Dimiliki Staf Front Office

Staff front office harus mempunyai kepribadian yang menyenangkan dengan sikap profesional. Mereka dapat menangani keluhan secara efisien dan memiliki pendekatan layanan pelanggan yang baik.

Terdapat 4 syarat yang harus dipenuhi jika Anda ingin menjadi seorang front office, yaitu: 

1. Memiliki Kemampuan Komunikasi dengan Baik 

Front office mempunyai peran dan fungsi sebagai pusat informasi dan koordinasi pelayanan di hotel maupun perusahaan. Oleh karenanya, kemampuan komunikasi yang baik perlu dimiliki oleh seorang front office agar para tamu terlayani dengan baik sesuai kebutuhan masing-masing. 

2. Dapat Berbahasa Inggris Aktif dan Pasif atau Bahasa Asing Lainnya Jika Diperlukan

Sebagai seorang front office yang membantu tamu hotel secara langsung, kemampuan bahasa Inggris menjadi syarat utama. Sebab, hal ini mutlak dibutuhkan untuk menunjang kelancaran pelayanan, terutama bagi mereka para tamu asing. 

3. Mampu Mengoperasikan Teknologi Informasi dengan Baik 

Syarat selanjutnya adalah seorang pekerja front office mampu menggunakan teknologi informasi. Sebagai staf yang berkeja di depan, ia mempunyai tugas yang selalu bersinggungan dengan data, seperti melayani reservasi kamar hotel, mengupdate status ketersediaan kamar, mengurus check-in & check-out kamar, mencatat pembayaran kamar, dan menyusun daftar tamu. 

Tentunya semua tugas itu dikerjakan dengan perangkat komputer yang akan lebih memudahkan dalam penginputan data para tamu.

4. Memiliki Interpersonal yang Baik

 

Jika berminat menjadi staf front office, Anda harus memiliki interpersonal atau kepribadian baik dan menyenangkan seperti:

• Suka membantu
• Selalu siap memberikan pelayanan dengan sopan, ramah, dan penuh ikhlas
• Menghormati pendapat orang lain
• Suka bergaul
• Mampu beradaptasi dengan baik di segala situasi
• Lebih mengutamakan kepentingan tamu dan perusahaan.

Peran Front Office Department yang demikian penting menyebabkan department tersebut diberi sebutan yang menggambarkan pusat dimana semua department lain tergantung padanya. Dengan demikian tanpa adanya Front Office Department aktivitas kantor menjadi terganggu.

Tweet