Enterprise Resource Planning (ERP): Definisi, Jenis dan Keuntungannya

Kesuksesan sebuah perusahaan besar tentu tidak terlepas dari konsep Enterprise Resource Planning (ERP). Bagi sebagian orang, tentu istilah sistem ERP itu terasa cukup asing. Lalu, apa itu Enterprise Resource Planning dan apa saja jenis dan keuntungannya bagi sebuah perusahaan yang mengimplementasikan? Berikut di bawah ini kami jelaskan dengan detail.

Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) 

Enterprise Resource Planning adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, seperti waktu, dana, material, agar pendayagunaan sumber daya perusahaan dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kesejahteraan semua pihak yang berkepentingan.

Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Konsep ERP ini bertujuan untuk mengintegrasikan sistem yang sebelumnya terpisah dalam suatu perusahaan, seperti proses produksi, pemesanan bahan mentah, sampai proses pendistribusian.

Berhasil atau tidaknya konsep ERP dalam suatu perusahaan dipengaruhi oleh ketersediaan teknologi yang memadai, baik dari sisi perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware).

Hal itu dikarenakan konsep ERP dijalankan sebagai sebuah aplikasi perangkat lunak yang di dalamnya memuat beberapa modul kerja. Aplikasi itulah yang nantinya akan dimanfaatkan oleh perusahaan untuk mengolah berbagai database yang ada didalamnya secara efektif dan efisien.

Tujuan utama dari implementasi ERP adalah integrasi. ERP diterapkan untuk mengintegrasikan data dan proses dari seluruh area atau divisi dari organisasi, dan menyatukannya agar mudah untuk diakses, dan mudah untuk diatur proses bisnis atau alur kerjanya. ERP biasanya melakukan integrasi dengan menyatukan database pada satu database yang dapat digunakan untuk banyak modul software yaitu software pada masing-masing divisi dalam suatu organisasi atau perusahaan dengan fungsi bisnis yang berbeda-beda.

Suatu ERP yang ideal biasanya memiliki beberapa modul fungsi yang terintegrasi didalamnya. Modul-modul fungsi tersebut adalah:

1.  Manufaktur

Beberapa fungsi didalamnya mencakup engineering, capacity, alur kerja, quality control, tagihan material, proses manufaktur, dan lain sebagainya.

2. Finansial

Beberapa fungsi didalamnya mencakup accounts payable, accounts receivable, fixed assets, general ledger, cash management, dan lain sebagainya.

3. Human Resource

Beberapa fungsi didalamnya mencakup benefit, training, payroll, waktu dan kehadiran, dan lain sebagainya.

4. Manajemen Supply Chain

Beberapa fungsi didalamnya mencakup inventori, perencanaan supply chain, penjadwalan supplier, pemrosesan klaim, input order, purchasing, dan lain sebagainya.

5. Project

Beberapa fungsi didalamnya mencakup pembiayaan, billing, manajemen waktu, waktu dan biaya, dan lain sebagainya.

6. Manajemen Customer Relationship

Beberapa fungsi didalamnya mencakup sales and marketing, service, komisi, customer contact, calls center, dan lain sebagainya.

7. Data Warehouse

Digunakan untuk pemrosesan data untuk menghasilkan informasi lain yang berguna bagi perusahaan.

Sebelum adanya penerapan ERP, dalam suatu perusahaan, masing-masing divisi didalamnya memiliki komputer, aplikasi sistem informasi, dan databasenya masing-masing, dan juga banyak dari sistem ini yang tidak dapat berkomunikasi antara satu sistem dengan sistem yang lain, sebagai contoh untuk membaca atau menulis data pada sistem lain. Contoh dari hal ini adalah sistem pada divisi finance berada pada komputer dan sistem yang terpisah dengan divisi human resource, sehingga akan sulit dan kompleks untuk dapat mengakses fungsi tertentu pada sistem divisi lain.

Ketika sistem ERP diimplementasikan, akibatnya seluruh aspek atau bagian dari organisasi dapat saling bekerja dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Hal ini dapat meningkatkan produktifitas dalam perusahaan.

ERP ditujukan untuk melakukan integrasi data dan proses dalam suatu perusahaan, adapun pengertian integrasi yang menjadi tujuan ERP menyangkut hal-hal sebagai berikut :

1. Penghubungan antar berbagai aliran proses bisnis.\
2. Teknik komunikasi.
3. Sinkronisasi operasi bisnis.
4. Koordinasi operasi bisinis.

Karakteristik ERP
Modul yang tersedia di dalam sistem ERP dapat diperoleh secara individual, di mana masing-masing modul fokus pada satu bidang bisnis. Sistem Enterprise Resource Planning atau ERP memiliki beberapa karakteristik yang membedakannya dengan sistem yang lain, yaitu sebagai berikut:

1. Sistem ERP merupakan suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna serve client-server berbasis desktop/web.
2. Sistem ERP bertugas mengintegrasikan sebagian besar dari proses bisnis yang ada.
3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan .
4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.
5. Sistem ERP mengizinkan pengguna untuk mengakses informasi secara real-time.
6. Dalam beberapa hal, sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
7. Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan multi bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan internasional.
8. Sistem ERP memerlukan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

Jenis-jenis ERP (Enterprise Resource Planning)

Pernahkah Anda berpikir, bagaimana sih suatu perusahaan besar mampu menyelaraskan kinerja antardivisi di dalamnya? Seperti proses pembelian bahan mentah, produksi, sampai proses penggajian karyawan.

Mungkin hal yang kita tahu adalah sebuah perusahaan besar mampu membayar karyawannya dengan gaji yang layak. Akan tetapi, di balik keadaan itu ada peran sebuah sistem yang disebut ERP atau Enterprise Resource Planning.

Keberadaan ERP tentu mampu membantu suatu perusahaan untuk terus lebih produktif dengan meminimalisir hambatan. Lantas, jenis-jenis ERP apa sajakah yang biasa digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar, baik di Indonesia maupun di luar negeri?

1. Odoo ERP
Odoo merupakan perangkat lunak open source yang digunakan untuk mengelola bisnis perusahaan secara menyeluruh. Produk ERP ini dikembangkan oleh perusahaan asal Amerika Serikat, yaitu Odoo. Pengguna Odoo saat ini mencapai 2.000.000 dengan customer sebanyak 100.000.

Di antara jenis-jenis ERP yang lain, Odoo termasuk salah satu jenis yang memiliki pengguna banyak. Hal itu tidak terlepas dari inovasi yang diberikan seperti konektivitas, perangkat MPR terpadu untuk PLM dan pemeliharaan berkala.

2. SAP Business One
SAP Business One dikembangkan oleh Sapphire System yang bermarkas di Inggris. Saat ini, pengguna SAP Business One mencapai 1.000.000 dengan customer 50.000. Solusi pengelolaan bisnis yang dikembangkan SAP Business One sangat mudah diterapkan, terjangkau, serta real time. Hal itu ditunjang dengan teknologi terbaru SAP, yaitu SAP HANA.

3. NetSuite ERP
NetSuite ERP dikembangkan oleh NetSuite asal Amerika Serikat. Pengguna NetSuite saat ini adalah 600.000 dengan customer 30.000. NetSuite ERP memiliki beberapa modul in-suite seperti keuangan, manajemen pesanan, manajemen produksi, manajemen supply-chain, manajemen gudang, pengadaan, dan manajemen sumber daya manusia yang dapat memaksimalkan kinerja perusahaan.

4. Sage Intacct
Sage Intacct dikembangkan oleh perusahaan asal Amerika Serikat. Saat ini, Sage Intacct berfokus pada pengelolaan keuangan perusahaan. Jumlah pengguna Sage Intacct mencapai 300.000 dengan customer 11.000. Adapun kelebihan Sage Intacct adalah memiliki tampilan yang mudah digunakan, fiturnya lengkap, transaksi pembelian yang cepat, dan sistem keamanan tinggi.

5. Oracle’s E-Business Suite
Oracle’s E-Business Suite (EB Suite) dikembangkan oleh Oracle Corporation yang berasal dari Amerika Serikat. Pengguna Oracle saat ini ditaksir mendekati 40.000 dengan customer sebanyak 2.000. Modul fungsi yang termuat didalamnya meliputi, SCM, HRMS, project, procurement, dan CRM. Adapun kelebihan EB Suite adalah perencanaan rantai nilai, manajemen portofolio proyek dikelola secara akurat, dan dilengkapi dengan kemampuan analitik SDM.

6. ECount ERP
ECount ERP dikembangkan oleh ECount asal negeri ginseng, Korea Selatan. Jumlah pengguna ECount saat ini mencapai 200.000 dengan customer 22.000. Produk ERP ini menyediakan pengelolaan persediaan, produksi, penjualan, pembelian, akuntansi, dan penggajian.

Hosting ECount dijalankan sepenuhnya melalui cloud sehingga tidak membutuhkan pemeliharaan dan pengaturan yang rumit. Adapun kelebihan ECount adalah pengelolaan transaksi dilakukan secara efisien serta memiliki banyak fitur penting seperti akuntansi, manufaktur, pembelian, inventaris, penjualan, dan bisnis.

Nah, jenis-jenis ERP di atas merupakan software yang sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar. Meskipun tidak menutup kemungkinan, akan muncul jenis-jenis ERP yang lainnya. Pada intinya, setiap jenis ERP memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Jika Anda tertarik menerapkan salah satunya untuk perusahaan yang Anda pimpin, silahkan persiapkan kelengkapannya dan sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Tren ERP Masa Kini

Tren ERP kini tidak hanya berbasis pada server. Dengan berkembangnya sistem telekomunikasi, tren baru ERP pun bergeser pada sistem mobile, cloud, sosial, dan two-tier.

Untuk saat ini, beberapa perusahaan mulai beralih pada ERP berbasis cloud. ERP berbasis cloud memudahkan pengguna untuk mengakses setiap informasi dimanapun dan kapanpun. Selain itu, cloud memiliki sistem penyimpanan yang lebih aman dan efisien.

Jika sebuah perusahaan sudah menerapkan konsep ERP, maka perusahaan tersebut harus mampu mengoptimalkan seluruh sumber daya di dalamnya agar berjalan optimal. Hal itu tidak terlepas dari mahalnya sistem ERP yang ada saat ini.

Bagi perusahaan yang baru mengimplementasikan ERP, mereka harus mampu menerima pergantian manajemen dan kesiapan kerja sesuai dengan sistem yang ada. Kondisi tersebut merupakan suatu tantangan bagi perusahaan. Selain dukungan infrastruktur teknologi, berhasil tidaknya penggunaan sistem ERP juga bergantung pada kesiapan perusahaan untuk berubah sesuai standar operasi sistem.

Implementasi ERP

Jika ingin mengimplementasikan konsep ERP, suatu perusahaan dapat membuat sistem ERP mereka sendiri atau membeli produk ERP yang sudah disediakan oleh perusahaan IT terbesar, seperti SAP, Oracle, dan Microsoft.

Proses implementasi ERP bukanlah merupakan hal yang mudah untuk dilakukan, dan pada kenyataannya, penerapan ERP memerlukan perencanaan yang baik, dan juga konsultasi yang benar. ERP mencakup jangkauan yang luas dalam suatu organisasi, apabila organisasi yang menerapkan adalah organsasi yang besar, penerapan ERP bisa menjadi sangat kompleks. Penerapan ERP bisa jadi menggunakan jasa konsultan karena kompleksnya sistem yang akan diimplementasikan dan karena pada dasarnya konsultan memiliki pengalaman dan pengetahuan yang lebih baik mengenai ERP, dan dapat menerapkan ERP dengan lebih cepat dibandingkan dengan orang yang masih awam.

Satu hal yang penting dalam implementasi ERP adalah kepemilikan proyek, karena banyak sekali perubahaan yang dilakukan dan berakibat pada masing-masing individu dalam organisasi, dan merupakan hal yang penting untuk memastikan bahwa masing-masing individu dalam perusahaan turut berpartisipasi dan membantu mengerjakan proyek, dan menggunakan sistem ERP sehingga menghasilkan kesuksesan bagi perusahaan.

Biasanya perusahaan menggunakan jasa konsultan untuk merancang dan mengerjakan sistem ERP-nya. Ada tiga jasa profesional yang biasanya digunakan dalam proses implementasi ERP, yaitu :

1. Consulting Services
Biasanya jasa layanan ini dilakukan pada saat awal akan diterapkannnya ERP. Konsultan ini bertugas membantu perusahaan untuk dapat terus berjalan dengan sistem yang baru, dengan training, alur kerja, memperbaiki atau terus mengembangkan penggunaan ERP pada organisasi tertentu, dan lain sebagainya.

2. Customization Services
Layanan ini bertugas untuk mengembangkan lagi sistem ERP, atau melakukan penyesuaian sistem ERP dengan mengubah tampilan ataupun kode program. Walaupun sistem ERP telah berhasil dibuat, namun kadangkala perlu mengubah atau menyesuaikan ERP tersebut sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan.

3. Support Services
Layanan dukungan ini meliputi dukungan pada ERP yang telah diimplementasikan atau sering disebut maintenance sistem.

Keuntungan dan Kelemahan Sistem ERP

Keuntungan Menggunakan Sistem ERP
Dengan implementasi ERP pada perusahaan mendapat berbagai keuntungan apabila implementasinya berhasil. Berikut ini adalah keuntungan yang diperoleh perusahaan jika menerapkan konsep ERP:

1. Integrasi antarunit yang berbeda untuk meningkatkan efisiensi penyampaian data, informasi, komunikasi, dan produktivitas perusahaan secara tepat. Oleh karenanya, proses pengambilan keputusan dalam perusahaan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.
2. Pekerjaan jadi lebih terstruktur sehingga mengurangi ketergantungan pada individu atau kelompok tertentu.
3. ERP menyediakan laporan standar yang dapat diakses oleh manajemen kapan saja saat dibutuhkan.
4. Meningkatkan kualitas kerja dengan mengimplementasikan best practice dalam sistem ERP.
5. Standarisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan bagi perusahaan besar yang memiliki banyak unit.
6. Kemampuan ERP untuk dapat menghubungkan department satu dengan department yang lain dalam suatu perusahaan dengan mudah, sehingga antar department atau divisi dalam perusahaan dapat saling berbagi data.
7. Mempermudah manajemen dalam menjaga persediaan atau stok agar tetap ada penjualan.
8. Optimalisasi ketenagakerjaan dalam suatu perusahaan karena sistem ERP mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Pada prinsipnya, ERP tidak hanya memadukan data dan sumber daya, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran.
9. Meningkatkan layanan pada konsumen.
10. Tracking dan prediksi dalam perusahaan menjadi lebih baik. Dengan diterapkannya ERP, perusahaan tidak hanya dapat memonitor keadaan perusahaan saat itu, namun perusahaan dapat mula memprediksikan atau merencanakan apa yang akan dikerjakan nantinya.

Keuntungan dalam hal keuangan dengan penerapan ERP tidak dapat dirasakan dalam waktu yang singkat setelah ERP diimplementasikan, namun perlu waktu yang agak lama setelah implementasi ERP, dan baru manfaat atau keuntungan ERP dapat dirasakan, atau dengan kata lain ROI atau Return On Investment-nya lama.

Kelemahan Implementasi ERP

Selain keuntungan-keuntungan, ERP juga memiliki kelemahan yang dapat menghambat perusahaan dala mengimplementasi ERP. Kelemahan-kelemahan karena penerapan ERP tersebut antara lain :

1. Penyesuaian di banyak situasi terbatas.
2. Kebutuhan, atau perlunya untuk mendesain ulang atau proses bisnis pada perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.
3. Sistem ERP dapat menjadi halangan dalam biaya pada proses instalasi dan running ERP.
4. Technical support yang mendukung ERP bisa jadi buruk, karena bisa jadi memiliki keahlian dan pengalaman yang sedikit.
5. ERP dapat menjadi kaku untuk perusahaan atau organisasi tertentu yang baru atau perusahaan yang ingin berpindah pada arah usaha yang lain di masa depan.
6. Harga ERP proprietary cenderung mahal.

Tweet