Prosedur e-procurement pada KONEPS- Berbeda dengan Indonesia, Korea Selatan telah sukses
menerapkan e-procurement ini. Di Korea Selatan, e-procurement dikenal dengan Korea
On-line E-Procurement System (KONEPS). KONEPS ini mulai diterapkan sejak tahun 2002.
Sistem KONEPS di Korea sudah terintegrasi dengan baik, terbukti dengan
banyaknya penghargaan internasional yang diberikan kepada KONEPS. Tiga tahun
sejak diterapkan, KONEPS telah mendapatkan penghargaan the best practice in procurement by the U.N.
KONEPS merupakan sistem online yang memungkinkan pemrosesan yang
nyaman dan cepat untuk seluruh prosedur administratif terkait
pengadaan publik, meliputi,
pengajuan harga, kontrak, pembayaran, dan penyampaian produk. Informasi pengadaan, meliputi penerimaan permintaan
pembelian (purchase request) dan
pengumuman pelelangan kepada publik, pemenangan kontrak dan status
kontrak, disediakan secara online, sehingga menjamin keadilan dan transparansi dari seluruh
transaksi. Sistem pengadaan elektronik
ini adalah sistem bidding
online pertama di Republik Korea. Sistem ini digunakan oleh sekitar 770 lembaga dan institusi, 35.000 organisasi
publik, dan 160.000 perusahaan (Agency, 2002). Pelaksanaan
KONEPS ini terpusat pada satu sistem yang
dikelola oleh PPS. Prosedur e-procurement melalui KONEPS ini di bagi menjadi
dua bagian, yaitu pengadaan untuk masyarakat lokal dan pengadaan untuk
masyarakat luar Korea Selatan. Jadi, peserta pengadaan barang dan jasa tidak
hanya bisa diikuti oleh masyarakat lokal Korea Selatan saja, tetapi juga
seluruh masyarakat di dunia. Pengadaan untuk masyarakat luar Korea Selatan ini
bertujuan untuk memperoleh barang-barang dari luar negeri yang dibutuhkan oleh
Pemerintah Korea Selatan. Berikut ini penjelasan masing-masing prosedur e-procurement pada KONEPS baik untuk masyarakat Korea Selatan ataupun masyarakat Luar Korea Selatan.
Prosedur e-procurement untuk masyarakat Korea Selatan
a.
Registrasi
Semua perusahaan yang ingin berpartisipasi pada penawaran yang
telah diumumkan PPS sebelumnya, diharuskan untuk melakukan registrasi hingga
satu hari sebelum penawaran dibuka.
b.
Prosedur untuk pengadaan
§ Purchase
Request (PR)
PPS akan memeriksa Purchase Request (PR) dari perusahaan yang
telah melakukan registrasi sebelumnya serta memutuskan jenis dan metode kontrak
yang sesuai.
§ Persiapan
dokumentasi penawaran
Dokumen-dokumen terkait pengadaan barang dan jasa akan dipublish
di pusat informasi PPS sehingga dapat dilihat oleh peserta.
§ Pengumuman
Penawaran
Penawaran dibuka secara on-line melalui www.g2b.go.kr. Penawaran
ini dilakukan secara terbuka dengan tujuan memaksimalkan kompetisi penawaran.
§ Penawaran
Obligasi
Peserta
menetapkan tawaran obligasi dengan PPS dengan jumlah tidak kurang dari 5% dari
harga yang telah ditetapkan di dokumen penawaran.
§ Pengajuan
Penawaran
Semua
penawaran harus diserahkan ke PPS sebelum tanggal dan jam yang telah ditentukan
di undangan penawaran.
§ Putusan
Kontrak
Pemenang
diberikan kepada peserta yang menawarkan harga terendah, tapi berkualitas,
serta bertanggung jawab sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan dalam
dokumen penawaran. Spesifikasi dan persyaratan dipilih yang paling
menguntungkan untuk pemerintah. Selanjutnya, akan ada pemberitahuan tertulis
kepada pemenang.
§ Performance
Bond
Pemenang
harus menetapkan performance bond atau jaminan dengan jumlah tidak kurang dari
10% dari jumlah kontrak.
§ Tes
dan Pemeriksaan
Setelah
dilakukan tes dan pemeriksaan, pemenang penawaran dapat segera memasok
barang-barang yang dibutuhkan.
§ Pembayaran
Pemenang
dapat mengajukan permintaan untuk pembayaran dengan meyertakan sertifikat
penerimaan dan sertifikat pemeriksaan.
§ Penutupan
Kontrak
Kontrak
akan ditutup ketika pemenang penawaran sudah melakukan kewajibannya dan PPS
telah memberikan pembayaran.
Prosedur e-procurement untuk masyarakat luar negeri
a.
Purchase Request (PR)
Para entitas publik dapat melakukan permintaan pengadaan barang
dari luar negeri kepada PPS melalui KONEPS.
b.
Mengajukan spesifikasi lelang
Setelah menerima PR< PPS mempersiapkan syarat-syarat kondisi
dan spesifikasi barang yang dibutuhkan ke dalam undangan penawaran. Undangan
penawaran akan di publish ke publik melalui KONEPS selama 7 hari. Masa 7 hari
tersebut, PPS akan menerima perusahan-perusahaan yang mendaftar –yang tentunya
perusahaan yang relevan dengan kebutuhan. Pengumuman terbuka ini untuk memastikan
kesempatan yang sama dan kompetisi yang adil. Lalu, PPS akan menyelesaikan
dokumen tender dan spesifikasi sesuai dengan hukum internasional dan
praktek-praktek perdagangan.
c.
Publikasi Undangan Penawaran
d.
Registrasi
Untuk para calon peserta dapat mendaftar maksimal sehari sebelum
mengirimkan tawaran mereka. Untuk peserta dari luar negeri diperbolehkan untuk
registrasi melebihi batas waktu, asalkan pendaftaran selesai sebelum masuk
padatahap kontrak. Kegagalan mendaftar akan mengakibatkan penolakan penawaran.
Untuk masyarakat luar negeri, mereka adalah produsen asli. Pemohon tersebut
harus melampirkan formulir pendaftaran atau sertifikat dari kantor untuk bukti.
Dokumen-dokumen lampiran tersebut dianggap berlaku apabila dikeluarkan oleh
otoritas publik yang relevan di negara pemohon.
e.
Deposit Penawaran
Pada prinsipnya, deposit penawaran dibebaskan dengan pengajuan
Memorandum of Bid Bond Payment. Namun, dalam kasus dimana deposit penawarn
diperlukan, penawar harus melakukan deposit dengan jumlah tidak kurang dari 5%
dari total harga penawaran.
f.
Pengajuan Penawaran
Semua penawaran harus disiapkan dalam bahasa inggris dan diajukan
di tempat yang ditunjuk pada tanggal dan jam (waktu standar Korea Selatan) yang
telah ditentukan. Metode pengiriman penawaran telah ditentukan dalam undangan
penawaran. Penawaran yang tiba setelah tenggat waktu tidak akan diterima.
Penawaran ini harus disiapkan dengan menggunakan formulir yang disediakan oleh
PPS.
g.
Pembukaan Penawaran
Tawaran akan dibuka secara on-line melalui KONEPS.
h.
Teknik Pemeriksaan atas Penawaran
Pemeriksaan pada dasarnya dilakukan oleh entitas publik yang
melakukan permintaan pengadaan barang sebelumnya ke PPS. Namun, pemeriksaan ini
juga dapat dilakukan oleh entitas publik bersama dengan PPS. Teknik pemeriksaan
ini akan menghasilkan tiga keputusan, yaitu diterima, dapat diterima, dan
ditolak.
i.
Putusan Kontrak
Pemenang diberikan kepada peserta yang menawarkan harga terendah,
tapi berkualitas, serta bertanggung jawab sesuai dengan persyaratan yang telah
ditetapkan dalam dokumen penawaran. Spesifikasi dan persyaratan dipilih yang
paling menguntungkan untuk pemerintah Korea Selatan. Selanjutnya, akan ada
pemberitahuan tertulis kepada pemenang sebagai tanda bahwa kontrak mulai
berlaku.
j.
Penerbitan Letter of Credit
Setelah kontrak dibuat, PPS akan menerbitkan letter of credit
melalui bank di Korea Selatan. Penerbitan ini tidak dapat ditarik kembali dan
tidak dapat dipindahtangankan. Kemudian, pihak bank akan memberitahu mengenai
penerbilan letter of credit ini.
k.
Deposit Performance Bond
Setelah ada pemberitahuan dari bank tentang penerbilan letter of
credit, kontraktor atau pemasok harus melakukan deposit performance bond dengan
jumlah yang tidak kurang dari 10% dari jumlah kontrak. Performance bond ini
akan dirilis oleh PPS setelah kontrak berakhir atau kadaluwarsa.
l.
Tes dan pemeriksaan
PPS akan menentukan pihak yang berhak untuk melakukan pemeriksaan
terhadap kontraktor.
m. Pengiriman
Kontraktor atau pemasok melaksanakan kewajiban sesuai dengan
kontrak dan letter of credit. Pengiriman harus dilakukan sesuai dengan tanggal
yang telah ditentukan. Jika pemasok gagal memenuhi kontrak, maka performance
bond akan disita. Selain itu, apabila terdapat kerusakan atau spesifikasi
barang yang berbeda, maka PPS berhak melakukan permintaan penggantian atau
kompensasi secara tunai dari pihak pemasok.
n.
Prosedur Kargo Barang-barang Impor
o
Shipping Advice
Shipping advice akan mencakup nomor kontrak, nomor letter of
credit, deskripsi dari barang yang akan dikirim, dan nomor B/L.
o
Pengiriman
Ketika kargo tiba dipelabuhan, pihak PPS bertugas untuk membongkar
kargo tersebut. Selanjutnya PPS juga melakukan pengurusan bea cukai, dan
kemudian menyerahkan barang-barang tersebut ke entitas publik yang melakukan
permintaan pengadaan barang ke PPS.
Apabila terdapat kerusakan atau spesifikasi barang yang berbeda,
maka PPS berhak melakukan permintaan penggantian atau kompensasi secara tunai
dari pihak pemasok
o.
Pemeriksaan Dokumen Pengiriman
Jika terdapat doukumen yang tidak lengkap atau terdapat perbedaan
dokumen, maka PPS dapat mengirimkan klaim terhadap pemasok.
p.
Pembayaran untuk Barang-barang yang Telah Dikirim
Pembayaran dilakukan oleh bank yang menerbitkan letter of credit,
dan dilakukan setelah pemasok menyelesaikan pengiriman.
q.
Penutupan Kontrak
Kontrak akan ditutup ketika pemenang penawaran sudah melakukan
kewajibannya dan PPS telah memberikan pembayaran. Selanjutnya PPS akan
memerintahkan bank untuk menutup letter of credit dan melepaskan performance
bond ke pemasok.
Semoga penjelasan mengenai Prosedur e-procurement pada KONEPS ini bermanfaat bagi Anda.
0 Response to "Prosedur e-procurement pada KONEPS"
Post a Comment