Struktur Organisasi & Tugas Tim Logistik Rumah Sakit: Siapa Bertanggung Jawab Apa?

 “Permintaan sudah diajukan sejak pagi, tapi barang belum datang juga.”

“Stok habis lagi? Tadi katanya sudah diterima!”

“Itu bukan tugas saya, silakan tanya ke bagian lain.”

Kalimat-kalimat seperti ini sering muncul dalam sistem layanan rumah sakit yang belum memiliki struktur logistik yang tertata. Barang lambat diterima, stok sering tak tercatat, dan staf bingung siapa yang seharusnya mengurus apa. Masalahnya bukan sekadar kekurangan SDM atau sistem digital yang belum memadai—sering kali akar persoalannya adalah ketidakjelasan pembagian tugas dalam tim logistik itu sendiri.

Struktur organisasi logistik yang jelas dapat menjadi solusi praktis. Dengan membagi peran dan tanggung jawab secara tepat—siapa menangani pengadaan, siapa memproses distribusi, siapa mencatat dan melaporkan—seluruh alur logistik akan menjadi lebih efisien, transparan, dan terukur. Ini bukan sekadar tentang "siapa atasan siapa," tapi tentang membangun sistem yang bisa bekerja meskipun ada pergantian staf, beban kerja tinggi, atau kondisi darurat.

Melalui artikel ini, kita akan membahas secara praktis:

• Bagaimana bentuk struktur organisasi logistik di rumah sakit,
• Apa saja peran dan tanggung jawab tiap anggota tim,
• Bagaimana alur koordinasi berjalan secara fungsional,
• Dan mengapa struktur ini penting bagi mutu pelayanan rumah sakit secara keseluruhan.

Jika Anda seorang manajer rumah sakit, staf logistik, atau kepala instalasi penunjang, artikel ini akan membantu Anda membangun sistem logistik yang harapannya dapat berjalan lancar dalam praktik harian.

Gambaran Umum Unit Logistik Rumah Sakit

Unit logistik di rumah sakit adalah bagian vital yang menjembatani seluruh proses pengelolaan barang dan peralatan medis maupun non-medis. Ia bekerja di balik layar namun memiliki dampak langsung pada kualitas pelayanan pasien. Ketika alur logistik terganggu—entah karena barang belum tersedia, distribusi terlambat, atau stok tidak sesuai—unit layanan akan terhambat, dan pada akhirnya, pasien menjadi pihak yang dirugikan.

Dalam struktur organisasi rumah sakit, unit logistik umumnya berada di bawah Direktorat Penunjang atau Bagian Umum, tergantung pada skala rumah sakit dan model organisasinya. Meskipun demikian, fungsinya tetap sama: memastikan semua kebutuhan barang tersedia dalam jumlah cukup, di tempat yang tepat, dan pada waktu yang dibutuhkan.

Secara garis besar, unit logistik bertanggung jawab terhadap 5 aspek utama:

1. Pengadaan Barang

Unit logistik bertugas menindaklanjuti kebutuhan barang dari unit layanan—baik medis maupun non-medis—dengan melakukan pemesanan melalui vendor rekanan. Proses ini mencakup penyusunan rencana kebutuhan, penawaran harga, verifikasi spesifikasi barang, dan pemantauan jadwal pengiriman.

2. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang

Barang yang datang harus diperiksa dengan cermat: kesesuaian jumlah, jenis, kondisi fisik, masa kedaluwarsa (untuk barang medis), dan dokumen pelengkap. Tahap ini penting untuk menjamin tidak ada kesalahan sejak awal.

3. Penyimpanan dan Manajemen Gudang

Logistik bertanggung jawab atas penyimpanan barang sesuai prinsip FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out), serta penataan gudang yang efisien dan mudah dilacak. Gudang bisa dibagi menjadi dua: untuk logistik medis (obat, BHP) dan logistik non-medis (ATK, linen, alat kebersihan, dll).

4. Distribusi ke Unit Pelayanan

Setiap hari, unit layanan seperti rawat inap, IGD, ICU, atau kamar operasi mengajukan permintaan barang. Unit logistik harus mendistribusikan barang sesuai permintaan, dengan sistem pencatatan yang transparan, baik manual maupun digital (via SIMRS).

5. Pelaporan dan Evaluasi

Semua aktivitas logistik perlu didokumentasikan. Data stok, laporan pemakaian, dokumen penerimaan, hingga bukti distribusi menjadi bagian dari arsip yang akan berguna untuk evaluasi rutin, pengendalian biaya, dan kepentingan akreditasi.

Struktur Organisasi Logistik Rumah Sakit (Contoh Umum)

Struktur organisasi dalam unit logistik rumah sakit berfungsi sebagai fondasi koordinasi antar peran. Tujuan utamanya adalah memastikan bahwa setiap alur—mulai dari perencanaan, permintaan, pengadaan, hingga distribusi—memiliki penanggung jawab yang jelas. Tanpa struktur yang rapi, proses logistik akan berjalan tidak efisien, rentan tumpang tindih, dan sulit dievaluasi.

Struktur ini dapat disesuaikan dengan ukuran rumah sakit (tipe A, B, C, atau D), kapasitas layanan, serta sistem digitalisasi yang digunakan. Namun secara umum, terdapat jabatan-jabatan inti berikut:

1. Manajer Logistik / Kepala Instalasi Logistik

• Bertanggung jawab terhadap keseluruhan fungsi unit logistik.
• Menyusun kebijakan, prosedur kerja, dan rencana kebutuhan barang.
• Menjadi penghubung utama dengan Direksi dan unit kerja lainnya, seperti keuangan, pengadaan, atau farmasi.
• Mengawasi kinerja staf logistik dan melakukan evaluasi periodik.

2. Koordinator Gudang / Supervisor Logistik

• Membawahi tim operasional gudang dan distribusi.
• Memastikan SOP terlaksana dengan baik di tingkat pelaksana.
• Menyusun laporan stok, laporan distribusi, dan pelaporan bulanan.
• Menjadi titik kontak antara admin, petugas gudang, dan manajer logistik.

3. Admin Logistik

• Bertugas melakukan pencatatan keluar-masuk barang secara administratif, baik manual maupun melalui SIMRS.
• Mengelola dokumen pengadaan, bukti distribusi, dan tanda terima.
• Mengarsipkan semua formulir logistik sesuai prosedur audit.

4. Petugas Gudang

• Melaksanakan pekerjaan teknis harian: penerimaan barang, penataan, pengecekan stok, dan distribusi barang ke unit.
• Menjaga kondisi gudang: suhu ruangan, keamanan, dan kerapian.
• Melaporkan ke supervisor jika ada stok kedaluwarsa, rusak, atau tidak sesuai.

5. Petugas Distribusi / Kurir Logistik

• Mengantarkan barang dari gudang ke unit-unit pelayanan sesuai jadwal atau permintaan darurat.
• Bertanggung jawab terhadap ketepatan pengiriman dan tanda terima barang.

Uraian Tugas & Tanggung Jawab Per Posisi