Virtual Credit Card: Solusi Pembayaran Fleksibel dan Aman untuk Bisnis

Baik kamu pemilik usaha maupun bagian dari tim keuangan, pasti pernah mengalami situasi di mana tagihan datang bersamaan, sementara saldo kas belum mencukupi. Masalah seperti ini sering membuat operasional bisnis tersendat kalau tidak ada solusi pembayaran yang cepat dan fleksibel.

Salah satu cara praktis untuk mengatasi situasi ini adalah dengan menggunakan Virtual Credit Card (VCC). Dengan VCC, pembayaran ke vendor atau layanan digital bisa dilakukan lebih cepat tanpa harus mengandalkan saldo kas yang tersedia. 

Faktanya, lebih dari 60% pelaku usaha kecil dan menengah (UKM) di Indonesia mengalami kesulitan dalam mengelola arus kas setiap tahunnya, menurut data Jurnal Locus. Kondisi ini membuat kebutuhan akan metode pembayaran yang lebih fleksibel dan aman menjadi semakin mendesak.

Di sisi lain, laporan Shopify pada tahun 2024 mencatat bahwa penggunaan kartu kredit virtual secara signifikan mengurangi risiko penipuan dan penyalahgunaan data, berkat sistem enkripsi dan validasi transaksi satu kali yang dimilikinya.

Nah, artikel ini akan mengulas secara menyeluruh tentang apa itu VCC, bagaimana cara kerjanya, manfaat dan kekurangannya, serta perbandingannya dengan kartu kredit fisik. 

Apa Itu Kartu Kredit Virtual (VCC)?

Kartu Kredit Virtual (Virtual Credit Card atau VCC) adalah versi digital dari kartu kredit konvensional yang dikeluarkan oleh lembaga keuangan, biasanya bank atau penyedia layanan pembayaran. Tidak seperti kartu fisik yang harus dikirimkan ke alamat pengguna, VCC hanya tersedia secara digital dan biasanya bisa langsung digunakan untuk transaksi online setelah diterbitkan.

Secara teknis, VCC memiliki informasi yang sama dengan kartu fisik—seperti nomor kartu, tanggal kedaluwarsa, dan kode CVV. Namun, perbedaannya terletak pada sifat penggunaannya: VCC dirancang khusus untuk transaksi online dan tidak bisa digunakan di mesin EDC atau transaksi offline. 

Hal ini menjadikannya lebih aman dari risiko pencurian fisik atau penyalahgunaan kartu di tempat umum.

Adapun contoh penggunaan VCC dalam bisnis adalah sebagai berikut.

• Membayar iklan digital seperti Google Ads atau Meta Ads.
• Melakukan pembelian perangkat lunak dan layanan SaaS.
• Pembayaran ke vendor atau supplier via platform e-commerce.
• Mengelola langganan bisnis seperti Canva, Zoom, atau CRM tools.
• Mengatur anggaran divisi/karyawan secara transparan dan real-time.

Menariknya, VCC bisa berdiri sendiri sebagai produk kartu kredit digital (yang membutuhkan pengajuan dan approval seperti kartu biasa), atau bisa juga diterbitkan sebagai tambahan dari kartu kredit utama. Beberapa penyedia bahkan memungkinkan pembuatan VCC sekali pakai—artinya, nomor kartu akan otomatis tidak berlaku lagi setelah satu kali transaksi—meningkatkan keamanan secara signifikan.

Bagaimana Cara Kerja Virtual Credit Card?

Meskipun berbentuk digital, Virtual Credit Card (VCC) bekerja dengan prinsip yang sama seperti kartu kredit fisik—namun dengan tambahan fitur fleksibilitas, keamanan, dan kontrol yang lebih kuat. 

Berikut ini adalah tahapan umum cara kerja VCC, mulai dari pengajuan hingga pencatatan transaksi:

1. Pengajuan dan Persetujuan

Proses dimulai saat kamu mengajukan pembuatan kartu virtual melalui bank atau penyedia layanan pembayaran digital. Beberapa layanan keuangan bahkan memungkinkan proses ini dilakukan secara online. 

2. Penerbitan Kartu

Setelah disetujui, kartu kredit virtual langsung diterbitkan secara digital melalui dashboard atau aplikasi. Informasi kartu—seperti nomor, masa berlaku, dan CVV—bisa langsung kamu gunakan untuk transaksi online.

3. Nomor Kartu Unik dan Sementara

Setiap VCC biasanya memiliki nomor kartu unik yang bersifat sementara, khususnya jika dirancang untuk satu kali transaksi (single-use). Fitur ini memberikan lapisan keamanan tambahan karena informasi kartu tidak bisa digunakan kembali setelah transaksi selesai.

4. Pengaturan Batas Pengeluaran

Salah satu fitur unggulan dari VCC adalah kemampuannya untuk mengatur:

• Limit transaksi (harian, bulanan, atau per proyek),
• Tanggal kedaluwarsa kartu,
• Jenis transaksi atau vendor tertentu yang diperbolehkan.

Pengaturan ini memungkinkan bisnis untuk mencegah penyalahgunaan dana, sekaligus memberikan otonomi kepada tim dalam batas yang aman.

5. Proses Transaksi

Saat digunakan untuk pembayaran online, pengguna cukup memasukkan detail kartu virtual seperti pada kartu kredit biasa—nomor kartu, tanggal berlaku, CVV, dan OTP (jika ada). Karena seluruh proses berjalan secara digital, transaksi bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja.

6. Pencatatan dan Rekonsiliasi Otomatis

Setelah transaksi terjadi, seluruh detailnya—termasuk vendor, nominal, dan waktu—langsung tercatat di sistem. Jika terintegrasi dengan sistem ERP atau accounting tools perusahaan, maka pencocokan data (rekonsiliasi) akan berjalan otomatis, mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat proses akuntansi.

Keuntungan Menggunakan Virtual Credit Card (VCC) untuk Bisnis

Berikut adalah beberapa keuntungan utama menggunakan VCC dalam operasional bisnis:

1. Keamanan Transaksi yang Lebih Tinggi

VCC dirancang untuk meminimalkan risiko penipuan dan penyalahgunaan data. Setiap kartu virtual menggunakan nomor unik yang bisa diatur untuk satu kali transaksi (single-use) atau untuk penggunaan terbatas. 

Karena tidak ada kartu fisik yang bisa dicuri atau digandakan, keamanan transaksi online menjadi jauh lebih terjaga. Selain itu, sistem validasi tambahan seperti OTP atau enkripsi data memperkecil kemungkinan kebocoran informasi pembayaran.

2. Kontrol Pengeluaran yang Lebih Terukur dan Fleksibel

Melalui VCC, bisnis dapat menentukan sendiri batas pengeluaran untuk setiap kartu, mengatur tanggal kedaluwarsa, dan membatasi penggunaan hanya untuk vendor tertentu. 

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola anggaran dengan lebih presisi, mengurangi potensi pemborosan, dan menjaga akuntabilitas keuangan di setiap level operasional.

3. Fleksibilitas dalam Mengelola Cash Flow

Karena prinsip kerjanya mirip kartu kredit, VCC memungkinkan bisnis untuk tetap bertransaksi meskipun arus kas sedang ketat. Ini menjadi penyelamat terutama ketika ada gap antara pemasukan dan pengeluaran:

Dengan penggunaan yang terkontrol, VCC dapat menjadi alat bantu penting untuk menjaga stabilitas finansial harian tanpa perlu mengajukan pinjaman tambahan.

Kekurangan Kartu Kredit Virtual

Meski Virtual Credit Card (VCC) menawarkan segudang kelebihan untuk bisnis, penting juga untuk memahami sisi keterbatasannya. 

Dengan mengetahui kekurangan ini, kamu bisa mempertimbangkan solusi pendamping yang tepat atau menggunakannya dengan strategi yang lebih optimal.

Berikut beberapa kekurangan VCC yang perlu dipertimbangkan:

1. Keterbatasan dalam Penggunaan

Karena sifatnya digital, VCC tidak bisa digunakan untuk transaksi offline (seperti di mesin EDC di toko atau restoran). Selain itu, tidak semua vendor atau layanan menerima pembayaran melalui kartu virtual, terutama di wilayah atau platform yang masih mengutamakan otentikasi fisik.

2. Pengembalian Dana Bisa Menjadi Rumit

Jika transaksi yang dilakukan dengan VCC perlu direfund, dan kartu tersebut sudah tidak aktif (karena bersifat satu kali pakai atau sudah melewati masa berlaku), maka proses pengembalian dana bisa menjadi sulit. 

Dalam beberapa kasus dana akan dikembalikan dalam bentuk kredit toko, bukan uang tunai.

Kartu Kredit Virtual vs Kartu Kredit Fisik: Mana yang Lebih Cocok untuk Bisnis Anda?

Berikut ini adalah perbandingan keduanya berdasarkan beberapa aspek:

Nah, berikut ini adalah waktu yang tepat kapan sebaiknya menggunakan VCC:

• Jika bisnis kamu berfokus pada transaksi digital (iklan, SaaS, e-commerce).
• Jika banyak karyawan atau divisi yang butuh akses pembayaran berbeda.
• Jika kamu butuh kontrol pengeluaran real-time.