Mengenal Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Human Resources Development (HRD) & General Affair (GA) merupakan salah satu departemen yang bertanggung jawab terhadap pengendalian internal, departemen ini membawahi semua aktivitas yang berhubungan dengan kepegawaian dan juga kegiatan umum lainnya untuk menunjang aktivitas perusahaan.

General Affair menjalankan pekerjaan sehari hari, mulai dari melakukan proses pengadaan seluruh fasilitas peralatan kebutuhan kerja, maupun menganalisa kebutuhan pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor dengan cepat, dan efisien.

Pengertian General Affair


General Affair atau Divisi Umum adalah supporting unit yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk mengurus berbagai hal keperluan instansi pemerintah ataupun swasta. GA memberikan pelayanan kepada seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor.

Keberadaan divisi General Affair berbeda pada tiap perusahaan, ada yang berada dibawah HRD dan ada juga yang berdiri sendiri. Ruang lingkupnya bervariasi. Pada umumnya mereka mengurus fasilitas dan maintenance gedung, keperluan fasilitas dan alat-alat kantor, kendaraan kantor, perijinan, perundangan, gangguan, kebakaran, kesehatan karyawan, keamanan, penerimaan tamu, permasalahan ketenagakerjaan (industrial relation), dan kegiatan yang berhubungan dengan tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya seperti program community development atau corporate social responsibility (CSR).



Peran, Tugas, dan Tanggung Jawab General Affair



General Affair mengemban tugas, peran, dan tanggung jawab yang cukup banyak dan rumit. Untuk itu, diperlukan manajemen yang baik dan tepat dalam pengelolaannya agar tidak timbul masalah ketika berhubungan dengan unit kerja lain. 

Peran General Affair pada sebuah perusahaan sangat berpengaruh dalam menyediakan persediaan untuk kebutuhan kantor, seperti alat tulis kantor, alat kebersihan dan rumah tangga kantor lainnya. Layanan yang diberikan General Affair dalam mengurusi segala persediaan rumah tangga kantor dapat meningkatkan produktivitas karyawan sehingga dapat memengaruhi pada pelayanan pelanggan menjadi lebih baik dan optimal. Apabila pelanggan puas dan nyaman, maka perusahaan mendapatkan keuntungan dari hasil kinerja yang dilakukan oleh General Affair, sehingga perusahaan memperoleh laba, serta pelanggan memberikan informasi kepada masyarakat lain melalui rekomendasi dari mulut ke mulut.

General Affair merupakan divisi atau bagian dalam perusahaan yang mengurus segala hal tentang keperluan rutin dan mendadak dalam perusahaan. General Affair sebenarnya lebih berfokus untuk memberikan pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran aktivitas yang terdapat di dalam perusahaan. Berikut selengkapnya akan dijelaskan lebih lanjut mengenai tugas dan tanggung jawab General Affair di dalam perusahaan.

  1. General Affair melakukan pemesanan atau pembelian untuk pengadaan barang guna memenuhi sarana dan prasarana kantor. Dengan terlebih dahulu divisi GA harus melakukan perbandingan harga sebelum melakukan pembelian barang.
  2. General Affair melakukan pembayaran rutin untuk kebutuhan listrik, air, telepon, jaringan internet (wifi), iuran BPJS karyawan, dan beberapa pembayaran rutin lainnya. GA melakukan estimasi dana yang sudah terhitung dengan tepat dan jika perlu dilakukan secara otomatis melalui sebuah sistem.
  3. General Affair melakukan pembayaran gaji untuk Tenaga Kerja Harian. Pembayaran gaji Pekerja Harian Lepas (PHL) ini menjadi tanggung jawab GA karena gaji mereka masuk ke dalam kategori keperluan bulanan kantor dalam pembukuannya.
  4. General Affair memelihara aset (Maintenance Assets) yang telah dibeli.

Fungsi General Affair


Setelah membahas peran, tugas dan tanggungjawab yang harus diemban oleh divisi General Affair, selanjutnya mari kita bahas tentang fungsinya! Berikut ini adalah fungsi departemen GA di dalam sebuah perusahaan:
  1. Mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran. Contohnya, pertimbangan dalam hal pemenuhan kebutuhan perbaikan fasilitas toilet apakah lebih penting daripada pembaharuan ruang meeting untuk saat ini?
  2. Mengadakan perawatan untuk aspek yang tercakup meliputi gedung kantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (lahan parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan, dan perawatan instalasi listrik (mechanical & electrical).
  3. Membina hubungan baik dengan para supplier barang atau jasa. Termasuk di dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.
  4. Menciptakan Standar Operasional Prosedur (SOP). General Affair berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja atau prosedur pengadaan dan perawatan fasilitas yang ada.
  5. Menyiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran. Laporan keuangan ini harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal di dalam perusahaan.
  6. Membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan. Dapat juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemda, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan sebagainya.

Demikianlah penjelasan mengenai siapa itu General Affair dan apa saja tugas dan tanggung jawabnya. Semoga bermanfaat.

0 Response to "Mengenal Tugas dan Tanggung Jawab General Affair"

Post a Comment