10 Kesalahan Penyedia Dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Dalam proses pengadaan barang dan jasa masih ada beberapa kesalahan yang dilakukan oleh penyedia atau bahkan praktek-praktek yang melanggar aturan masih saja dilakukan. Ada beberapa kesalahan penyedia dalam proses pengadaan yang melanggar ketentuan aturan pengadaan yang  terdapat di dalam Peraturan Presiden. Seperti yang dirangkum Majalah Kredibel terbitan LKPP edisi Juli-Des 2015, mengenai kesalahan penyedia dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Dengan penjelasan yang langsung disampaikan oleh LKPP melalui majalahnya tersebut diharapkan 10 kesalahan umum yang dilakukan penyedia atau rekanan diharapkan bisa berkurang dan dapat menjadi perbaikan ke depan. Berikut ini 10 Kesalahan penyedia dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang bisa saja mengakibatkan terjerat oleh pasal peraturan PBJ.



1. MENJADI PENYEDIA PALUGADA

Pokja ULP lebih menyenangi penyedia yang memang bidang usaha utamanya sesuai dengan barang atau jasa yang akan diadakan, bukan penyedia yang menyatakan siap menyediakan apapun yang dibutuhkan alias “apa lu mau gua ada” atau terkenal dengan perusahaan Palugada. Karena bila menggunakan pengusaha palugada maka mereka hanya berperan sebagai calo yang akan menambah biaya (cost) dalam pengadaan barang/ jasa pemerintah.

Pemilihan penyedia barang/jasa diarahkan untuk memperoleh penyedia langsung dari sumber pasokan dengan tetap memperhatikan aturan main pemilihan, kebijakan dan prinsip pengadaan barang/jasa. Sehingga Pokja ULP dalam dokumen kualifikasi tentunya akan mencantumkan persyaratan kualifikasi yang bisa menyeleksi penyedia palugada tersebut.

Rekanan tipe ini pasti akan mempunyai kelemahan dalam pemenuhan persyaratan kualifikasinya karena tidak fokus dalam satu bidang/sub bidang barang/jasa tertentu, dan dari sisi harga tidak akan bisa bersaing dengan penyedia yang memang fokus/spesialis dalam menyediakan satu bidang/sub bidang barang/jasa tertentu saja.

Untuk itu, penyedia sebaiknya fokus pada bidang dan sub bidang yang memang menjadi core bussiness perusahaan agar dapat bersaing dengan maksimal, baik dari kualifikasi, penawaran teknis, maupun harga yang diajukan. Peluang untuk menang tender/lelangpun akan lebih besar apabila penyedia mengikuti tender dalam kategori barang/jasa yang memang merupakan keahlian dari perusahaan.

2. JUAL PAKET

Ini bukan sub kontrak pekerjaan minor, tetapi benar-benar semua paket dikerjakan oleh orang atau perusahaan lain yang namanya tidak tertera dalam kontrak pengadaan barang/jasa. Hal ini dilakukan dengan perjanjian (atau tanpa perjanjian) di notaris dengan istilah kuasa direksi atau istilah lainnya, yang mana hal ini melanggar ketentuan dalam Perpres No. 54 tahun 2010 pasal 87 ayat (3), yaitu:

(3) Penyedia Barang/Jasa dilarang mengalihkan pelaksanaan pekerjaan utama berdasarkan Kontrak, dengan melakukan subkontrak kepada pihak lain, kecuali sebagian pekerjaan utama kepada Penyedia Barang/Jasa spesialis.

Apabila ada masalah dengan pekerjaan ketika pelaksanaan kontrak, yang akan dikejar oleh PPK atau pemeriksa adalah penyedia yang namanya ada dalam surat perjanjian, bukan penyedia yang membeli atau mengerjakan pekerjaan tersebut. Pekerjaan yang dijual kemungkinan besar akan bermasalah karena ada lapisan biaya baru yang memotong biaya kontrak awal sehingga pekerjaan tidak akan bisa dikerjakan dengan maksimal. Model seperti ini biasanya dilakukan dengan "meminjam" bendera perusahaan.


3. TIDAK MENGUASAI ATURAN PENGADAAN

Pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah diatur dengan Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang menggantikan Keppres No. 80 tahun 2003. Perpres No. 54 tahun 2010 sudah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir melalui Perpres No. 4 tahun 2015. Untuk dapat memenangkan tender, seharusnya penyedia mengerti tentang peraturan pengadaan yang diatur dalam perpres 54 tahun 2010 dan perubahannya. Mulai dari tata cara proses pemilihan penyedia secara umum sampai dengan apa saja yang harus dipersiapkan dalam pemasukan dokumen penawaran dan formulir isian kualifikasi.

Masih sangat sedikit sekali penyedia yang benar-benar mengetahui atau bahkan menguasai aturan tentang pengadaan barang-jasa pemerintah. Seringkali tidak ada staf administrasi yang mengerti Perpres No. 54 tahun 2010, sehingga isi dari dokumen penawaran hanya sekadar mengikuti kebiasaan saja atau hanya sekadar mengikuti format dokumen dari penyedia lain atau copy paste dari dokumen lama yang mungkin sebenarnya sudah tidak sesuai lagi dengan peraturan terbaru.

Lalu bagaimana solusinya?.

Mengirim staf yang bertugas pada bagian tender untuk mengikuti bimbingan teknis pengadaan barang/jasa pemerintah adalah salah satu solusinya. Di Jakarta dan beberapa kota besar lainnya di Indonesia sudah banyak Lembaga Pelatihan Pengadaan (LPP) barang/jasa terakreditasi LKPP yang secara rutin menyelenggarakan bimbingan teknis pengadaan barang/jasa (www.simpel.lkpp.go.id).

Setelah mengikuti bimbingan teknis sekitar lima hari dapat langsung mengikuti ujian sertifikasi pengadaan barang/jasa pemerintah sebagai tanda hasil penguasaan materi pengadaan barang/jasa pemerintah. Dengan mengetahui aturan main pengadaan barang/jasa, penyedia akan lebih menguasai tentang bagaimana tata cara membuat penawaran yang baik dan benar dalam tender sehingga tidak akan lagi banyak ditemukan kesalahan kualifi kasi, administrasi, atau teknis mendasar.

4. GAPTEK (GAGAP TEKNOLOGI)

Sekarang ini proses pemilihan penyedia dilakukan melalui pelelangan elektronik, penggunaan e-procurement sekarang ini adalah suatu keniscayaan. LKPP mengembangkan Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik (SPSE) yang biasanya beralamat dengan format www.lpse.namakldi.go.id, LPSE dibentuk oleh gubernur/bupati/wali kota atau kepala K/L/D/I. Penyedia barang/jasa harus memiliki keahlian dalam penggunaan aplikasi internet, terutama aplikasi SPSE untuk melakukan proses pengadaan secara elektronik. Penyedia yang gaptek tentunya secara alamiah akan tersingkir dari percaturan dunia pengadaan.

5. SATU ORANG OPERATOR LPSE UNTUK BEBERAPA PERUSAHAAN

Meskipun penggunaan pelelangan secara elektronik sekarang ini merupakan suatu keniscayaan, masih banyak penyedia yang masih belum siap untuk mengikuti perkembangan teknologi ini. Hal ini terkait dengan sumber daya manusia dari banyak perusahaan yang tidak mempersiapkan diri untuk mengikuti perkembangan zaman. Sebagai solusinya, mereka biasanya mengoordinasi urusan masalah pelelangan elektronik ini melalui asosiasi atau bahkan beberapa asosiasi bergabung membentuk forum untuk mengoordinasi para anggotanya. Ditunjuklah satu orang operator yang bertugas untuk melakukan tugas terkait pelelangan elektronik untuk banyak perusahaan, mulai dari pendaftaran, dokumen pengadaan, unggah dokumen penawaran, sampai sanggah-menyanggah untuk beragam paket dan untuk banyak perusahaan ditangani oleh satu orang operator tersebut.

Untuk proses pendaftaran, unduh dokumen pengadaan, dan penjelasan mungkin tidak masalah ditangani oleh satu orang untuk mengikuti beberapa paket. Masalah biasanya timbul ketika pada proses mengunggah dokumen penawaran yang harus dilakukan dalam waktu yang bersamaan untuk beberapa paket dan untuk beberapa perusahaan peserta pelelangan tersebut. Dan dalam waktu terbatas pada detik-detik terakhir pemasukan penawaran harus mengunggah banyak berkas untuk beberapa perusahaan dan untuk beberapa paket yang diikuti juga. Risiko yang dapat terjadi adalah tidak semua berkas terunggah ke server LPSE atau berkas penawaran tidak terunggah secara sempurna bahkan berkas tidak terunggah sama sekali karena kehabisan waktu. Risiko lainnya yang dapat terjadi adalah salah mengunggah ke paket lain yang berakibat pada langsung digugurkannya penawaran oleh Pokja ULP.

Siapkan manajemen perusahaan Anda untuk dapat mengikuti pelelangan secara elektronik mulai dari sumber daya manusianya yang melek komputer dan internet plus fasilitasnya untuk mengakses LPSE.

6. KONVERSI DOKUMEN PENAWARAN KE DALAM PDF MASIH MANUAL

Dalam suatu proses pelelangan, penulis pernah menemukan dokumen penawaran yang diunggah dengan format pdf yang isinya membuat penulis tersenyum sendiri membayangkan bagaimana susah payahnya operator dari penyedia ini membuat dokumen penawarannya. Lelang secara elektronik mensyaratkan pemasukan dokumen penawaran dalam bentuk soft file berformat Acrobat Reader (.pdf). Seringkali, penyedia yang mengunggah dokumen penawaran dalam format PDF namun dibuat dengan cara yang rumit.

▶ Membuat dokumen dalam format microsoft Word.
▶ Mencetak dokumen penawaran pada kop surat perusahaan.
▶ Hasil cetak dokumen penawaran diberi materai dan ditandatangani, mulai dari surat penawaran, penawaran harga, metodologi, surat-surat pernyataan, dan sebagainya.
▶ Puluhan halaman dokumen penawaran yang sudah ditandatangani basah tersebut kemudian di-scan ke format gambar (.jpg).
▶ Hasil scan kemudian di-insert ke Microsoft Word kembali dan kemudian dikonversi ke .pdf. Membayangkan proses pembuatan dokumen penawaran seperti itu mungkin saja dapat menunjukan betapa kerasnya kerja penyedia untuk membuat dokumen penawaran, tetapi di sisi lain justru merepotkan.

Seharusnya penyedia cukup menggunakan Microsoft Word untuk menuliskan penawaran. Tidak perlu ditandatangani, tidak perlu memakai kop surat, setelah selesai mengetik, penawarannya langsung dicetak (print) atau disimpan (save as) dalam format pdf. Selanjutnya dokumen-dokumen lain dari pihak ketiga seperti jaminan penawaran, dukungan bank, atau surat-surat lainnya yang berbentuk hasil cetak (hard copy) di-scan ke format pdf atau gambar (jpg). Hasil scan dokumen-dokumen ini dapat disatukan dengan surat penawaran tadi atau dapat juga dibuat berkas pdf terpisah dengan menggunakan pdf writer atau melalui fasilitas insert pada Microsoft word. Nanti, kalau sudah dinyatakan sebagai pemenang tender dan akan membuat kontrak barulah semua dokumen penawaran tersebut di-print dan ditandatangani basah.

7. DOKUMEN PENAWARAN DENGAN BANYAK BERKAS DAN UKURAN BESAR, SERTA MEMAKAI SOFTWARE GRATISAN

Dokumen penawaran yang diunggah dengan format banyak berkas, memang hal ini tidak menggugurkan, tetapi yang jelas akan membuat Pokja ULP kerja keras, karena ketika file .rhs di Apendo maka akan membuat Pokja harus bolak balik dari Windows Explorer dan pdf reader. Pokja ULP tentunya akan berusaha seteliti mungkin dalam melakukan evaluasi, tetapi dengan kondisi demikian, kemungkinan penurunan tingkat ketelitian dari Pokja ULP sangat mungkin terjadi. Sebaiknya semua dokumen penawaran disatukan dalam satu berkas yang berakibat berkas menjadi berukuran besar, misalkan; dokumen penawaran berisi ratusan halaman dengan gambarnya dibuat dalam satu berkas, sehingga ketika membukanya sangat berat untuk melakukan scroll. Sebaiknya sesuaikan jumlah berkas dengan ukuran yang dapat dengan mudah dibuka.

8. AKSES INTERNET TIDAK MEMADAI

Beberapa kali ditemukan kasus berkas penawaran yang diunggah setelah dienkripsi dengan Apendo ternyata hasilnya dokumen penawaran terpotong sebagian atau data tidak lengkap. Ketika diklarifikasi kepada penyedia, mereka mengaku telah mengunggah berkas penawaran. Tetapi setelah diselidik lebih lanjut, ternyata mereka mengunggah dokumen penawaran di warnet yang kapasitas koneksinya rendah serta dipakai oleh banyak pengguna warnet lainnya.

Penggunaan koneksi internet yang tidak maksimal berisiko terhadap berkas penawaran yang tidak terunggah sempurna. Hal ini berakibat pada gugurnya penawaran akibat dokumen yang tidak lengkap.

9. SURAT SANGGAHAN

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat sanggahan, agar diterima atau memperoleh perhatian yang baik dari Pokja ULP.

▶ Buat surat sanggahan disertai dasar dan bukti kuat, cantumkan aturan yang mengaturnya, kalau ada lampirkan bukti yang mendukung terhadap sanggahan tersebut.
▶ Buat surat sanggahan yang tidak emosional, Pokja ULP juga manusia, cobalah dengan pendekatan yang lebih manusiawi, jangan langsung menuduh kolusi, korupsi, tidak becus, dan sebagainya.
▶ Fokus pada penawaran sendiri, apakah sudah benar atau tidak, apakah memang benar Pokja ULP telah melakukan kesalahan dalam mengevaluasi dokumen penawarannya. Baru kalau memang sudah benar, dapat diperluas ke masalah lainnya. Masih banyak sanggahan yang hanya mempermasalahkan, kenapa penawaran (perusahaan kami) yang terendah tidak menjadi pemenang?
▶ Perhatikan administrasi surat sanggahan seperti alamat ditujukannya. Surat sanggahan ditujukan kepada Pokja ULP dan dapat diajukan secara daring melalui SPSE.

10. PENAWARAN TEKNIS KONSULTAN

Penawaran teknis konsultan dinilai dari beberapa poin, yaitu pemahaman dan tanggapan terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK), penawaran teknis atau metodologi, dan inovasi atau gagasan baru. Secara umum, pada pengadaan jasa konsultansi penyedia seharusnya pihak yang lebih ahli dalam hal teknis barang/jasa yang akan diadakan. Sehingga KAK yang disusun oleh PPK kemungkinan besar akan masih banyak kekurangannya. Untuk itu, apabila ada kekurangan teknis dalam KAK, konsultan sebaiknya memberi tanggapan sesuai keahlian. Seringkali, tanggapan KAK hanya berisi catatan “cukup jelas” dan “cukup memadai” saja. Selain itu sedikit sekali konsultan yang memberikan inovasi atau gagasan baru terhadap metode-metode pelaksanaan dalam KAK, padahal poin penilaiannya dapat menambah nilai secara keseluruhan.

Adapun dalam metodologi sering ditemukan kesalahan yang diakibatkan dari hasil copy paste. Mungkin, jenis pekerjaan jasa konsultansi yang akan diikuti pernah dikerjakan oleh konsultan tersebut atau tenaga ahlinya, tetapi berbeda wilayah atau berbeda volume saja, sehingga digunakanlah metode copy paste dalam pembuatan metodologinya. Alhasil, karena keterbatasan waktu atau kurangnya kontrol kualitas sering ditemukan metode yang sudah benar, tetapi pekerjaannya untuk daerah yang berbeda, misal pekerjaannya di Bogor isinya Kabupaten Cianjur. Kalau sudah ditemukan kejadian seperti itu sudah pasti mendapat nilai “TKO” dalam penawaran teknisnya.

0 Response to "10 Kesalahan Penyedia Dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah"

Post a Comment

Contact Us