China menjadi salah satu sumber berbagai produk untuk kebutuhan perdagangan, produksi, perlengkapan usaha, maupun proyek. Pilihan barangnya luas dan supplier dapat ditemukan melalui marketplace seperti 1688, Taobao, Tmall, atau Alibaba. Namun, akses terhadap marketplace belum otomatis menyelesaikan proses pengadaan.

Pembeli masih perlu memastikan spesifikasi dan jumlah barang, berkomunikasi dengan supplier, menyiapkan pembayaran dalam mata uang yang diterima, menentukan alamat penerimaan di China, menghitung karakteristik muatan, lalu memilih jalur pengiriman menuju Indonesia. Setelah itu masih ada proses pemeriksaan, dokumen, bea cukai, dan distribusi ke alamat akhir.

Karena banyak tahap saling bergantung, pendekatan terintegrasi menjadi penting. Kesalahan pada informasi produk dapat memengaruhi pembelian. Keterlambatan supplier dapat mengubah jadwal konsolidasi. Data berat atau volume yang tidak akurat juga dapat membuat estimasi biaya kargo berbeda dari perhitungan awal.

Dalam alur yang terpisah, pembeli dapat berhadapan dengan pihak yang berbeda untuk pencarian barang, pembayaran, gudang, dan pengiriman. Informasi harus dipindahkan berulang kali, sementara perubahan pada satu tahap belum tentu segera diketahui oleh pihak di tahap berikutnya.

Sistem yang menghubungkan proses transaksi dan logistik membantu tim melihat pengadaan sebagai satu rangkaian. Informasi pesanan lebih mudah ditelusuri, status barang dapat dipantau, dan keputusan pengiriman dapat dibuat berdasarkan kondisi aktual barang yang sudah terkumpul.

Model ini juga membantu saat pengadaan melibatkan beberapa supplier. Barang tidak selalu selesai diproduksi atau dikirim pada hari yang sama. Dengan fasilitas penerimaan dan konsolidasi di China, setiap kiriman dapat dikumpulkan terlebih dahulu sebelum masuk ke tahap kargo internasional.

Satu alur, beberapa kebutuhan

Layanan import dapat mencakup pembelian barang, pembayaran RMB, penerimaan di gudang China, hingga pengiriman kargo ke Indonesia. Cakupannya dapat disesuaikan: pembeli bisa memakai layanan pembelian sekaligus kargo atau hanya menggunakan pengiriman untuk barang yang sudah dibeli sendiri.

Untuk pengguna yang belum terbiasa dengan marketplace China, pendampingan juga mengurangi hambatan bahasa, metode pembayaran lokal, dan koordinasi dengan supplier.

Melalui jasa import China, pembeli dapat mengelola kebutuhan belanja dan pengiriman melalui layanan yang saling terhubung. Ducking menyediakan jasa titip beli, transfer RMB, dan kargo dari China ke Indonesia, serta dukungan aplikasi untuk melihat transaksi dan status pengiriman.

• Pencarian dan pemesanan: produk dapat berasal dari 1688, Taobao, Tmall, Alibaba, atau supplier lain yang telah ditentukan pembeli.
• Pembayaran: transaksi kepada supplier dapat diproses melalui layanan pembelian atau transfer RMB sesuai kebutuhan.
• Penerimaan barang: supplier mengirim barang ke gudang Ducking di China dengan kode marking yang diberikan.
• Pengiriman internasional: muatan dikirim melalui kargo udara atau laut setelah barang siap dan persyaratan pengiriman terpenuhi.
• Pengiriman lokal: setelah tiba dan proses terkait selesai, barang diteruskan menuju alamat penerima di Indonesia.

Pilihan jalur tidak seharusnya hanya didasarkan pada tarif per kilogram. Tim pengadaan perlu mempertimbangkan kapan barang dibutuhkan, berat dan volume muatan, nilai barang, risiko kehabisan stok, serta biaya yang timbul apabila pengiriman terlambat.

Pengguna jasa cargo China Indonesia juga perlu menyiapkan data barang serta invoice dan packing list. Informasi tersebut dibutuhkan untuk konsultasi awal, penentuan jalur, pemberian kode marking, hingga pengurusan pengiriman.

Untuk kargo laut, perhitungan dapat dipengaruhi volume. Untuk kargo udara, berat aktual maupun berat volumetrik dapat menjadi pertimbangan. Karena itu, tarif sebaiknya dikonfirmasi berdasarkan data muatan terbaru, bukan hanya menggunakan perkiraan dari pesanan sebelumnya.

Tim pengadaan membutuhkan informasi yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan, bukan hanya kabar bahwa barang sedang dikirim. Status pembelian, kedatangan barang di gudang, kesiapan muatan, tagihan, pelunasan ongkir, dan pergerakan kargo perlu dapat ditelusuri dengan jelas.

Ducking menyediakan aplikasi untuk mencari produk, mengajukan jasa beli, melakukan transfer RMB, mengelola transaksi, dan memantau status pengiriman. Kehadiran catatan dalam satu dashboard membantu pengguna mengurangi ketergantungan pada percakapan yang tersebar dan lebih mudah memeriksa kembali riwayat pesanan.

Penyedia layanan forwarding tidak hanya memindahkan paket dari satu negara ke negara lain. Dalam praktiknya, forwarder menjadi penghubung antara supplier, gudang asal, moda angkut, proses kepabeanan, dan pengiriman lokal. Karena itu, pengguna perlu memahami ruang lingkup layanan sejak awal.

• Pastikan jenis barang dapat diterima dan dikirim melalui jalur yang dipilih.
• Tanyakan dokumen yang harus disiapkan, terutama invoice dan packing list.
• Konfirmasikan alamat gudang, kode marking, serta cara penulisan identitas paket.
• Pahami dasar perhitungan biaya berdasarkan berat, volume, kategori, dan layanan tambahan.
• Bedakan estimasi waktu dengan jaminan tanggal tiba karena pemeriksaan dan kondisi transportasi dapat berubah.
• Pastikan tersedia saluran komunikasi dan mekanisme pemantauan status yang mudah digunakan.

Langkah tersebut membantu perusahaan maupun pelaku usaha membangun ekspektasi yang realistis. Pengadaan lintas negara tetap mempunyai variabel yang tidak seluruhnya dapat dikendalikan, tetapi informasi yang lengkap sejak awal membuat risiko lebih mudah diantisipasi.