Contoh Buku Stok Barang Dan Cara Membuatnya

Buku stok barang atau biasa juga disebut dengan buku inventaris barang, adalah salah satu buku yang sangat penting dalam menjalankan bisnis. Karena bagaimanapun pengelolaan stok barang yang baik merupakan salah satu faktor penting bagi keberlangsungan bisnis. 

Dengan adanya buku stok barang maka akan memudahkan pengelolaan bisnis yang dijalankan sehingga akan lebih mudah terhindar dari risiko kerugian. Oleh karena itu, penting untuk mengelola stok barang dengan benar dan memastikan bahwa buku stok barang selalu tercatat dengan tepat.

Membuat contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar secara manual memang memerlukan waktu dan ketelitian yang cukup. Namun, langkah ini sangat penting agar bisnis dapat terus berjalan dan terhindar dari kerugian akibat kesalahan dalam perhitungan stok barang. Saat melakukan penginputan data stok barang, perlu dilakukan dengan hati-hati dan memastikan data yang dimasukkan sudah benar dan akurat.

Kegunaan Buku Stok Barang

Pengelolaan persediaan barang memiliki banyak manfaat/kegunaan, antara lain:

1. Memaksimalkan Efisiensi Operasional

Dengan pengelolaan persediaan barang yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa persediaan barang selalu tersedia sesuai dengan kebutuhan operasional. Hal ini akan membantu perusahaan untuk memaksimalkan efisiensi operasional dan mencegah terjadinya kekurangan stok barang yang dapat menghambat produksi.

2. Mencatat Seluruh Mutasi Barang

Dalam pembukuan barang, setiap mutasi barang dari gudang ke gudang lain atau mutasi barang yang telah terjual dicatat dengan jelas. Hal ini akan memudahkan perusahaan untuk melacak persediaan barang dan mencegah terjadinya kesalahan dalam mengelola stok barang.

3. Mengurangi Biaya Operasional

Pengelolaan persediaan barang yang baik juga dapat membantu perusahaan mengurangi biaya operasional. Dengan memantau stok barang secara cermat, perusahaan dapat menghindari pembelian barang yang tidak diperlukan atau berlebihan, yang pada akhirnya dapat menghemat biaya operasional.

4. Alat Perbandingan Saat Stock Opname

Saat terjadi kesalahan dalam perhitungan barang, buku stok barang dapat digunakan sebagai alat perbandingan saat melakukan stock opname. Stock opname adalah kegiatan menghitung seluruh stok barang yang tersedia di gudang. Dengan menggunakan buku stok barang, pelaku bisnis dapat membandingkan jumlah stok barang yang seharusnya ada dengan jumlah stok barang yang tercatat di buku stok barang. Hal ini dapat membantu pelaku bisnis untuk menemukan kesalahan dalam pencatatan stok barang.

5. Meminimalisir Terjadinya Kecurangan

Untuk menghindari terjadinya kecurangan seperti memanipulasi data maupun barang, buku stok barang dapat digunakan sebagai alat pengawasan. Dengan adanya buku stok barang, pelaku bisnis dapat memantau setiap pergerakan barang dan memastikan bahwa jumlah barang yang masuk dan keluar telah tercatat dengan benar di buku stok barang.

6. Menghindari Kekurangan dan Kelebihan Persediaan Barang

Dengan menggunakan buku stok barang, pelaku bisnis dapat memantau jumlah persediaan barang yang tersedia di gudang. Hal ini dapat membantu pelaku bisnis untuk menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan barang. Kekurangan persediaan barang dapat menghambat proses produksi dan pengiriman barang, sedangkan kelebihan persediaan barang dapat mengakibatkan kerugian finansial akibat biaya penyimpanan barang yang terlalu lama di gudang.

7. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Dalam bisnis, kepuasan pelanggan adalah hal yang sangat penting. Dengan pengelolaan persediaan barang yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa produk selalu tersedia sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat hubungan bisnis antara perusahaan dan pelanggan.

Format Dalam Buku Stok Barang

Buku stok barang merupakan dokumen yang penting bagi setiap bisnis dalam melacak stok barang yang dimiliki. Meskipun tidak ada format pasti untuk buku stok barang, namun secara umum, ada beberapa format yang dapat digunakan dalam pencatatan stok barang.

Pertama, akun inventaris merupakan bagian penting dalam buku stok barang. Akun inventaris berfungsi sebagai pengenal inventaris dalam kontrol inventaris untuk melacak status item tertentu dalam daftar.

Kedua, nama item harus dicantumkan dengan jelas. Hal ini mewakili nama item pada daftar untuk mewakili masing-masing stok item.

Ketiga, deskripsi barang harus dijelaskan secara detail. Komponen deskripsi mungkin menceritakan tentang beberapa spesifikasi item yang dapat membantu mengidentifikasi item inventaris tertentu diantara begitu banyak dari mereka, atau mungkin beberapa deskripsi umum.

Keempat, harga satuan adalah harga pembelian barang per unit. Terkadang, jika item dibeli di slot yang berbeda dengan harga yang berbeda, itu mungkin mewakili harga satuan rata-rata dari item juga.

Kelima, kuantitas adalah kolom yang berisi jumlah total unit item tertentu dalam daftar. Ini memberikan gambaran apakah pesanan untuk mengisi kembali persediaan harus ditempatkan pada vendor atau tidak.

Keenam, value merupakan kolom yang sangat penting karena mewakili nilai item inventaris untuk semua stok unit yang tersimpan. Ini juga merupakan jenis penganggaran untuk melihat sekilas berapa banyak uang yang terikat dalam persediaan.

Ketujuh, reorder level menggambarkan tingkat ambang batas untuk setiap item baris dalam daftar. Ketika jumlah persediaan turun di bawah tingkat pemesanan ulang, pesanan secara otomatis ditempatkan dengan vendor jika sistem manajemen persediaan ada di entitas bisnis.

Kedelapan, reorder time adalah waktu yang diharapkan antara menempatkan pesanan item inventaris tertentu dengan vendor dan menerima item yang dipesan.

Kesembilan, reorder quantity mengacu pada jumlah pesanan pengisian yang harus dilakukan dengan vendor. Jumlah ini mengembalikan jumlah total ke tingkat pemenuhan, di atas titik pemesanan ulang.

Terakhir, kolom discontinued menyebutkan apakah item tertentu tidak lagi dipertahankan sebagai inventaris.

Dalam melakukan pencatatan stok barang, perusahaan dapat memilih format buku stok barang yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Dengan memiliki buku stok barang yang baik, bisnis dapat dengan mudah memantau stok barang yang tersedia dan menghindari kelebihan atau kekurangan stok barang yang dapat menghambat kelancaran bisnis.

Contoh Buku Stok Barang

Pengelolaan stok barang yang buruk dapat berdampak buruk pada bisnis Anda. Terkadang, kesalahan dalam perhitungan stok barang dapat mengakibatkan barang terlalu banyak tersimpan di gudang dan tidak terjual, atau sebaliknya, stok barang yang terlalu sedikit sehingga mengakibatkan barang kehabisan saat pelanggan membutuhkannya.

Berikut ini adalah contoh buku stok barang untuk lebih memudahkan memahami fungsinya:

No	Tanggal	Nama Produk	Kode Produk	Persediaan Awal	Persediaan Masuk	Persediaan Keluar	Status Terakhir
1	1 Januari	Kemeja Putih	KMP001	50	20	10	Tersedia
2	15 Januari	Kemeja Hitam	KMH001	35	25	20	Tersedia
3	1 Februari	Kemeja Biru	KMB001	45	15	25	Tersedia
4	15 Februari	Kemeja Hijau	KMHJ001	30	30	15	Tersedia
5	1 Maret	Kemeja Merah	KMRA001	40	20	30	Tersedia

Keterangan:

1. No: Nomor urutan dari setiap entri dalam tabel.
2. Tanggal: Tanggal transaksi terjadi.
3. Nama Produk: Nama produk yang ditransaksikan.
4. Kode Produk: Kode unik untuk mengidentifikasi setiap produk.
5. Persediaan Awal: Jumlah persediaan produk pada awal periode.
6. Persediaan Masuk: Jumlah produk yang masuk selama periode tertentu.
7. Persediaan Keluar: Jumlah produk yang keluar selama periode tertentu.
8. Status Terakhir: Status terakhir persediaan produk (Tersedia, Habis, atau Tidak Tersedia).

Dengan tabel buku stok barang ini, Anda dapat melacak dengan mudah persediaan produk yang tersedia di gudang. Anda juga dapat memperkirakan kapan waktu yang tepat untuk melakukan pesanan ulang dan meminimalkan risiko kehabisan stok barang.

Cara Mengelola Stok Barang Di Gudang

Mengelola stok barang di gudang merupakan tugas yang penting dan rumit bagi perusahaan. Hal ini terkait dengan keberhasilan produksi dan penjualan produk. Namun, ada beberapa tips penting yang dapat membantu Anda mengelola stok barang di gudang dengan lebih efektif dan efisien.

1. Fisik Gudang

Fisik gudang merupakan hal yang terpenting untuk memastikan bahwa bahan baku atau produk yang disimpan di dalamnya tetap terjaga kualitasnya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan fisik gudang antara lain adalah:

• Perhatikan pengaturan aliran udara di dalam gudang. Pastikan suhu yang diperlukan untuk menjaga kualitas bahan baku atau produk dapat terpenuhi.
• Jaga kebersihan gudang. Usahakan untuk menghindari kehadiran hewan pengerat yang dapat merusak barang yang disimpan di dalam gudang.
• Tata gudang dengan baik agar proses pengambilan dan penyimpanan barang dapat berjalan dengan lancar.

2. Penyusunan SOP Penyusunan dan Pengambilan Barang

Pengelolaan stok barang di gudang harus didukung dengan SOP (Standard Operating Procedure) yang tepat. SOP ini dapat membantu departemen terkait untuk mengontrol proses penyimpanan dan pengambilan barang di gudang. Dengan SOP yang baik, jumlah barang yang terdeteksi pada sistem akan akurat dan tidak akan ada hambatan pada kegiatan produksi.

Namun, SOP yang disusun harus bersifat fleksibel, sehingga dapat menyesuaikan dengan penambahan faktor-faktor produksi lainnya yang perlu dipertimbangkan saat melakukan stock opname.

3. Tetap Konsisten dalam Penggunaan Metode Akuntansi

Pada proses pengelolaan stok barang di gudang, penting untuk menggunakan metode akuntansi yang tepat. Ada beberapa metode penilaian inventaris yang umum digunakan seperti FIFO, LIFO, atau WAC. Namun, yang terpenting adalah tetap konsisten dalam menggunakan metode yang dipilih agar dapat memastikan akurasi.

4. Penjadwalan Stock Opname

Untuk memastikan jumlah stok barang yang tepat, perlu dilakukan penjadwalan stock opname pada setiap bulan atau waktu yang telah ditentukan. Proses stock opname membutuhkan waktu dan ketelitian yang tinggi. Sehari sebelum stock opname dilakukan, disarankan untuk membuat pengumuman kepada seluruh pengguna barang yang disimpan di gudang agar tidak melakukan pengambilan atau penyimpanan barang pada hari stock opname dilakukan.

5. Gunakan Teknologi Pengelolaan Stok Barang

Teknologi pengelolaan stok barang dapat membantu meminimalkan kesalahan dan menghemat waktu dalam pengelolaan stok barang. Ada banyak perangkat lunak atau aplikasi yang dapat membantu Anda mengelola stok barang secara lebih efisien dan akurat.

Dengan menggunakan buku stok barang online, pengusaha atau pemilik bisnis dapat memantau stok barang mereka dengan lebih mudah dan cepat, bahkan ketika sedang tidak berada di toko atau gudang. Beberapa contoh aplikasi buku stok barang online yang populer antara lain StokBisnis, Qbicle, dan Jurnal.

Tweet