Invoice: Pengertian, Fungsi, Jenis, Prosedur Pembuatan Invoice dan Contohnya

Dalam dunia ekonomi dan bisnis, faktur penjualan atau invoice bukanlah sebuah istilah yang asing. Tahukah kamu apa itu invoice? Invoice merupakan bukti penjualan barang/jasa yang pada umumnya digunakan oleh pihak yang menjualkan barang. Sebagian orang tidak tahu apa fungsi/kegunaan invoice. Pembuatan invoice mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendorong aktivitas perkantoran karena dengan adanya invoice yang dicetak dapat berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang, bukti pengiriman barang, sebagai bukti penagihan, sebagai bukti untuk arsip bila suatu saat ada pemeriksaan, dan sebagai bukti retur barang. Untuk mendapatkan pembuatan invoice yang baik maka diperlukan suatu prosedur yang baik pula. Dengan prosedur yang baik maka proses pembuatan invoice akan dapat terlaksana dengan sebaik-sebaiknya.

Banyak dari para customer, atau bahkan penjual, yang membuang invoice karena dianggap tidak begitu penting. Padahal penyimpanan dokumen invoice sangat penting untuk dilakukan yang mana sebagai pencatatan atas barang atau jasa yang telah dibeli oleh customer.

Invoice dibentuk bertujuan untuk menagih piutang pelanggan agar perputaran keuangan perusahaan berjalan lancar. Karena invoice merupkan dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer. Invoice dibuat sesuai dengan barang yang telah diserahkan/diterima oleh customer. Invoice dikeluarkan pihak penjual kepada pelanggan sesuai dengan kesepakan Purchasing Order (PO). Invoice berisi rincian barang dengan harga sesuai PO. Perusahaan biasanya mengirimkan invoice kepada customer dengan melampirkan tanda terima barang dan faktur pajak.

Via pixabay.com


Pengertian Invoice (Faktur Penjualan)


Dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi I karya La Midjan menjelaskan bawa Invoice adalah sebuah dokumen yang digunakan sebagai bukti penjualan atas barang/jasa yang menunjukan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang telah melakukan pembelian yang menunjukan suatu informasi kuantitas, harga dan jumlah tagihannya.

Pengertian lainnya mengenai invoice adalah dokumen atau bukti pembayaran yang digunakan sebagai bukti penagihan yang harus dibayar oleh customer, di dalam faktur penjualan juga tertera informasi mengenai jumlah harga dan jatuh tempo pembayaran. Biasanya pada skala penagihan kecil faktur digunakan sebagai dokumen penagihan, sedangkan pada skala besar faktur dilengkapi dengan surat tagihan.

Dari beberapa definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwasannya invoice atau faktur penjualan adalah dokumen yang digunakan sebagai suatu bukti pembelian yang berisi jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli.


Fungsi Invoice/Faktur


Seperti disebutkan di dalam pengertian invoice diatas sudah cukup jelas bahwa fungsi dari invoice secara umum adalah sebagai bukti penagihan terhadap pembelian yang dilakukan oleh customer. Di bawah ini akan dijelaskan beberapa fungsi/kegunaan invoice secara lengkap.
  1. Untuk menyimpan arsip keuangan/catatan penjualan. Dalam invoice memuat data-data seperti waktu transaksi, identitas penagih, daftar produk atau jasa, jumlah pajak serta identitas pembeli;
  2. Invoice digunakan sebagai informasi besarnya tagihan dan termin pembayaran yang harus dibayarkan oleh customer;
  3. Sebagai sumber rujukan yang sah apabila barang/jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain;
  4. Invoice digunakan sebagai rujukan yang absah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan;
  5. Pada kasus tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan yang absah sebagai tanda terima barang dan faktur pajak;
  6. Sebagai rujukan yang absah jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan;
  7. Invoice bisa digunakan untuk menjaga kepastian hukum bagi penjual dan pembeli;
  8. Invoice dapat digunakan sebagai instrumen untuk menganalisis bisnis dengan cara melihat pola pembelian yang disenangi oleh para pelanggan. Sehingga perusahaan bisa menyiapkan strategi bisnis yang baru untuk kedepannya.

Jenis Invoice



Proses penagihan piutang dilakukan tergantung dengan jenis invoice yang digunakan. Invoice dibagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut ini.

1. Invoice Kredit

Dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit. Lembar ke 1 dan lembar ke 2 berfungsi sebagai dasar pembuatan surat tagihan yang secara periodik dibuat oleh fungsi penagihan
dan dikirim kepada pelanggan, oleh karena itu fungsi pengiriman harus mendapat tanda tangan di atas faktur penjualan kredit. Pada saat faktur tersebut sudah tercetak maka lembar ke 3 berfungsi sebagai perintah kepada gudang untuk menyiapkan barang yang dibutuhkan oleh pelanggan dan fungsi lembar ke 4 adalah untuk perintah pengiriman barang. Lembar ke 2 telah disimpan di dalam arsip fungsi akuntansi, dan lembar ke 1 dilampirkan pada surat tagihan yang dikirimkan kepada pelanggan.

2. Faktur Penjualan Tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Jika dilihat kembali daftar yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai maka faktur penjualan tunai dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga, satuan, dan jumlah harga.

Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur ini dikirimkan oleh fungsi penjualan ke fungsi pengiriman barang kepada pembeli yang telah melaksanakan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

Poin yang harus ada di Dalam Invoice/Faktur


Setiap transaksi yang terjadi di dalam sebuah perusahaan pasti kita dapat menemukan format invoice yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhannya. Namun secara umum ada beberapa poin yang harus disertakan di dalam invoice agar informasi di dalamnya bisa dipahami oleh kedua belah pihak baik bagi penjual maupun customer. Berikut ini adalah beberapa komponen di dalam invoice tersebut:
  1. Nomor urut invoice
  2. Nomor order
  3. Delivery Order/Surat Jalan atau kode nomor transaksi DO/ SJ
  4. Detail deskripsi barang
  5. Sub Total
  6. Diskon (Jika ada)
  7. Biaya pengiriman (Jika ada)
  8. Biaya PPN
  9. Total Biaya

Prosedur Pembuatan Invoice


Faktur penjualan atau invoice dibuat berdasarkan dengan barang yang sudah dikirim atau diserahkan kepada customer, tetapi barang yang telah dikirim biasanya bisa juga ditolak maka faktur penjualan bisa juga diberikan pada saat delivery order ditandatangani oleh penerima. Satu order pembelian bisa dilakukan secara langsung maupun bertahap, oleh karena itu faktur penjualan hanya dibuat setelah penjualan telah terpenuhi secara keseluruhan.

Berikut ini prosedur pembuatan invoice untuk perusahaan yang memerlukan proses distribusi barang ke customer ritel, minimarket waralabat, dan hotel (misalkan, produk minuman dalam kemasan):

1. Tahap pertama dalam pembuatan faktur penjualan/invoice adalah Bagian Adm. Distribusi menerima Delivery Note tanggal pengiriman. Sebelum diserahkan ke Adm. Invoicing Delivery Note tersebut diinput terlebih dahulu oleh Adm. Distribusi kemudian dilakukan kontrol dokumen-realisasi pengiriman. Dokumen-dokumen tersebut antara lain:
  • DN atau delivery note, yaitu dokumen yang dikirim oleh supplier kepada customer pada saat produk disampaikan yang merinci jumlah fisik barang yang dikirim.
  • Bukti Terima Barang, yaitu dokumen yang berfungsi sebagai dasar oleh pihak supplier untuk penagihan kepada customer.
  • Dokumen retur, yaitu dokumen yang digunakan apabila ada kerusakan barang yang dikirim.
  • Purchase Order (PO), yaitu surat pemesanan barang yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan antara supplier dan customer.
2. Setelah melakukan kontrol dokumen, Adm. Distribusi membuat List DN rangkap dua. List DN tersebut berfungsi sebagai tanda terima penyerahan DN dari Adm. Distribusi ke Adm. Invoicing disertakan dengan menyerahkan dokumen pengiriman ke Adm. Invoicing.

3. Bagian Adm. Distribusi menyerahkan dokumen-dokumen tersebut kepada Adm. Invoicing untuk mencocokan List DN dengan DN, DN dengan Bukti Terima Barang Customer, Dokumen retur dengan DN retur, Qty di DN dengan Qty di Bukti Terima Barang Customer, TTD dan stempel 
harus sesuai atau cocok, dan memastikan semua dokumen pendukung dan kelengkapan DN lengkap dan benar. Apabila terdapat DN yang tidak lengkap maka DN tersebut dikembalikan lagi kepada bagian Adm. Distribusi untuk dilengakapi dokumennya. Setelah semua lengkap Adm. Invoicing menandatangani List DN rangkap 2 sebagai serah terima.

4. Setelah semua data cocok kemudian dilakukan proses billing (pengiriman bukti transaksi ke pusat) oleh Adm. Invoicing. Proses billing bisa dilakukan dengan dua metode, yaitu billing harian dan billing bulanan tergantung kesepakatan antara perusahaan dan customer.

5. Selanjutnya Adm. Invoicing melakukan proses cetak invoice rangkap 2 ditambah dengan faktur pajak.  Invoice dilengkapi dengan materai untuk penagihan diatas satu juta rupiah. Sedangkan faktur pajak dilengkapi dengan file copy invoice dan copy dokumen penagihan.

6. Selanjutnya cetak List Invoice rangkap 2 sebagai tanda terima penyerahan invoice ke Adm. Collection. Kemudian Adm. Invoicing menyerahkan dokumen penagihan (invoice rangkap 1, faktur pajak, dokumen pendukung tagihan, List Invoice rangkap 2).

7. Adm. Collection mencocokan List invoice dengan fisik Invoice, apabila sudah lengkap dan benar maka Adm. Collection menandatangani List Invoice dan selanjutnya dilakukan proses penagihan oleh Pihak Collector.

Contoh Dokumen Invoice

Untuk memudahkan kamu dalam membuat format invoice, berikut ini kami berikan beberapa contoh invoice dalam berbagai format yang berbeda.

Contoh Invoice Jasa Penginapan

Contoh Invoice Online Shop



Contoh Invoice Agen Travel
Contoh Faktur Pajak



Hal-hal Yang Perlu Diperhatiakn dalam Invoice


Penulisan invoice bisa dilakukan dengan cara manual atau secara sistem baik online maupun offline menggunakan software akuntansi.  Invoice di dalam sebuah perusahaan dijadikan sebagai prosedur penjualan, maka pembuatan invoice haruslah memperhatikan beberapa hal sebagai berikut ini:

1. Invoice boleh dikeluarkan bila data yang dikeluarkan sesuai. Artinya adalah barang yang diberikan dan diterima sudah sesuai dengan pesanan konsumen. Oleh karenanya invoice dikeluarkan setelah adanya order yang telah disepakati antara konsumen dengan penjual.

2. Harus ada perjanjian atau kesepakatan tentang metode pembayaran yang akan dilakukan, secara langsung (tunai) atau dicicil bertahap (kredit).

3. Perhatikan nomor cetak invoice, jangan sampai double (ganda).

4. Pembuatan invoice harus berdasarkan data yang sudah disepakati. Data-data invoice tersebut antara lain:
  • Catatan pajak
  • Tanggal invoice
  • Nama dan rincian data penjual
  • Nama dan rincian data pembeli
  • Nomor pemesanan
  • Deskripsi produk/barang
  • Harga barang
  • Syarat pembayaran (metode dan tanggal pembayaran)
  • Nama collector dan jadwal penagihan
Demikianlah ulasan mengenai pengertian invoice, jenis-jenisnya dan prosedur pembuatan invoice serta contoh-contoh invoice. Semoga artikel ini menambah pengetahuan mengenai prosedur pembuatan invoice dan penagihan piutang perusahaan.

0 Response to "Invoice: Pengertian, Fungsi, Jenis, Prosedur Pembuatan Invoice dan Contohnya"

Post a Comment