Pembuatan invoice mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendorong aktivitas perkantoran karena dengan adanya invoice yang dicetak dapat berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang, bukti pengiriman barang, sebagai bukti penagihan, sebagai bukti untuk arsip bila suatu saat ada pemeriksaan, dan sebagai bukti retur barang.
Untuk mendapatkan pembuatan invoice yang baik maka diperlukan suatu prosedur yang baik pula. Dengan prosedur yang baik maka proses pembuatan invoice akan dapat terlaksana dengan sebaik-sebaiknya.
 |
| Via pixabay.com |
Banyak dari para customer, atau bahkan penjual, yang membuang invoice karena dianggap tidak begitu penting. Padahal penyimpanan dokumen invoice sangat penting untuk dilakukan yang mana sebagai pencatatan atas barang atau jasa yang telah dibeli oleh customer.
Invoice dibentuk bertujuan untuk menagih piutang pelanggan agar perputaran keuangan perusahaan berjalan lancar. Karena invoice merupkan dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer. Invoice dibuat sesuai dengan barang yang telah diserahkan/diterima oleh customer. Invoice dikeluarkan pihak penjual kepada pelanggan sesuai dengan kesepakan Purchasing Order (PO). Invoice berisi rincian barang dengan harga sesuai PO. Perusahaan biasanya mengirimkan invoice kepada customer dengan melampirkan tanda terima barang dan faktur pajak.
Pengertian Invoice (Faktur Penjualan)
Dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi I karya La Midjan menjelaskan bawa Invoice adalah sebuah dokumen yang digunakan sebagai bukti penjualan atas barang/jasa yang menunjukan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang telah melakukan pembelian yang menunjukan suatu informasi kuantitas, harga dan jumlah tagihannya.
Pengertian lainnya mengenai invoice adalah dokumen atau bukti pembayaran yang digunakan sebagai bukti penagihan yang harus dibayar oleh customer, di dalam faktur penjualan juga tertera informasi mengenai jumlah harga dan jatuh tempo pembayaran. Biasanya pada skala penagihan kecil faktur digunakan sebagai dokumen penagihan, sedangkan pada skala besar faktur dilengkapi dengan surat tagihan.
Dari beberapa definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwasannya invoice atau faktur penjualan adalah dokumen yang digunakan sebagai suatu bukti pembelian yang berisi jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli.
Fungsi Invoice
Invoice atau faktur memiliki berbagai fungsi penting dalam proses transaksi bisnis. Tidak hanya sebagai bukti penagihan, invoice juga berperan dalam pencatatan keuangan, kepatuhan hukum, hingga pengambilan keputusan bisnis. Berikut ini adalah beberapa fungsi invoice secara lengkap:
1. Sebagai Bukti Penagihan
Fungsi utama invoice adalah sebagai dokumen resmi penagihan atas pembelian barang atau jasa oleh customer. Invoice mencantumkan informasi detail mengenai produk/jasa, harga, jumlah, pajak, serta total tagihan yang harus dibayar oleh pembeli.
2. Untuk Menyimpan Arsip Keuangan
Invoice berfungsi sebagai catatan transaksi yang penting dalam arsip keuangan perusahaan. Di dalamnya memuat informasi seperti tanggal transaksi, identitas penjual dan pembeli, serta rincian produk atau jasa yang dijual. Data ini berguna untuk pelaporan dan audit keuangan.
3. Memberikan Informasi Tagihan dan Termin Pembayaran
Invoice menjelaskan besarnya tagihan yang harus dibayar oleh customer serta tenggat waktu (termin) pembayarannya. Hal ini membantu mengatur arus kas dan menghindari keterlambatan pembayaran.
4. Sebagai Rujukan untuk Penjualan Kembali
Jika barang atau jasa dalam invoice akan dijual kembali ke pihak ketiga, invoice bisa menjadi dokumen rujukan yang sah. Ini penting untuk memastikan kejelasan asal barang dan perhitungan harga jual berikutnya.
5. Rujukan dalam Pembukuan Keuangan
Invoice digunakan sebagai dasar pencatatan transaksi ke dalam sistem pembukuan perusahaan. Dengan invoice, setiap transaksi dapat dicatat dengan akurat dan transparan sesuai dengan standar akuntansi.
6. Bukti Tanda Terima dan Faktur Pajak
Dalam beberapa kasus, invoice juga berfungsi sebagai tanda terima barang maupun dokumen faktur pajak, tergantung pada kesepakatan antara penjual dan pembeli serta kebutuhan administratif.
7. Rujukan Jika Terjadi Kesalahan Transaksi
Invoice dapat dijadikan acuan resmi jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang, perhitungan harga, atau jumlah tagihan. Dengan invoice, proses koreksi dapat dilakukan secara jelas dan tertelusuri.
8. Menjaga Kepastian Hukum
Sebagai dokumen resmi, invoice memiliki kekuatan hukum untuk menjaga hak dan kewajiban antara penjual dan pembeli. Jika terjadi perselisihan, invoice dapat dijadikan bukti sah di mata hukum.
9. Alat Analisis Bisnis
Invoice juga dapat dimanfaatkan sebagai instrumen analisis bisnis. Dengan melihat pola pembelian pelanggan dari invoice yang telah dikumpulkan, perusahaan dapat mengembangkan strategi pemasaran atau penawaran produk yang lebih tepat sasaran.
Jenis-jenis Invoice
Proses penagihan piutang dilakukan tergantung dengan jenis invoice yang digunakan. Invoice dibagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut ini.
1. Invoice Kredit
Dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit.
2. Faktur Penjualan Tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.
Poin yang harus ada di Dalam Invoice/Faktur
Setiap transaksi yang terjadi di dalam sebuah perusahaan pasti kita dapat menemukan format invoice yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhannya. Namun secara umum ada beberapa poin yang harus disertakan di dalam invoice agar informasi di dalamnya bisa dipahami oleh kedua belah pihak baik bagi penjual maupun customer. Berikut ini adalah beberapa komponen di dalam invoice tersebut:
- Nomor urut invoice
- Nomor order
- Delivery Order/Surat Jalan atau kode nomor transaksi DO/ SJ
- Detail deskripsi barang
- Sub Total
- Diskon (Jika ada)
- Biaya pengiriman (Jika ada)
- Biaya PPN
- Total Biaya
Prosedur Pembuatan Invoice
Invoice atau faktur penjualan biasanya dibuat setelah barang dikirim atau diserahkan kepada customer. Namun, dalam praktiknya, pembuatan invoice dapat dilakukan setelah delivery order (DO) ditandatangani oleh penerima sebagai tanda barang diterima dengan baik. Hal ini penting karena dalam beberapa kasus, customer dapat menolak barang yang dikirim jika tidak sesuai.
Dalam konteks perusahaan yang melakukan distribusi ke ritel, minimarket waralaba, atau hotel (misalnya: produk minuman dalam kemasan), berikut adalah prosedur pembuatan invoice secara umum:
1. Penerimaan dan Penginputan Delivery Note oleh Administrasi Distribusi
Bagian Administrasi Distribusi menerima Delivery Note (DN) berdasarkan tanggal pengiriman. Sebelum diserahkan ke bagian Administrasi Invoicing, DN diinput terlebih dahulu dan dilakukan kontrol dokumen terhadap realisasi pengiriman.
Dokumen yang dikontrol meliputi:
-
Delivery Note (DN): Dokumen pengiriman barang yang mencantumkan detail produk dan jumlah fisik yang dikirim.
-
Bukti Terima Barang: Dokumen yang ditandatangani customer sebagai dasar penagihan.
-
Dokumen Retur: Digunakan jika ada barang yang rusak atau tidak sesuai.
-
Purchase Order (PO): Surat pemesanan barang dari customer kepada supplier.
2. Pembuatan dan Penyerahan List DN ke Administrasi Invoicing
Setelah kontrol dokumen selesai, Adm. Distribusi membuat List DN rangkap dua sebagai tanda serah terima dokumen. Dokumen pengiriman tersebut kemudian diserahkan kepada Adm. Invoicing bersama dengan List DN.
3. Verifikasi Dokumen oleh Administrasi Invoicing
Adm. Invoicing melakukan pencocokan dokumen, meliputi:
-
Kesesuaian antara List DN dan DN
-
Kecocokan DN dengan Bukti Terima Barang
-
Dokumen retur harus sesuai dengan DN retur
-
Jumlah barang pada DN harus sesuai dengan bukti terima
-
Tanda tangan dan stempel harus sesuai
Jika ada kekurangan atau dokumen tidak lengkap, DN dikembalikan ke Adm. Distribusi untuk dilengkapi. Setelah lengkap, Adm. Invoicing menandatangani List DN sebagai bukti serah terima.
4. Proses Billing oleh Administrasi Invoicing
Setelah verifikasi dokumen selesai, Adm. Invoicing memproses billing (pengiriman bukti transaksi ke pusat). Proses billing dapat dilakukan dengan dua metode, tergantung kesepakatan:
-
Billing Harian
-
Billing Bulanan
5. Pencetakan Invoice dan Faktur Pajak
Adm. Invoicing mencetak invoice rangkap dua dan faktur pajak. Dokumen invoice harus dilengkapi dengan:
-
Materai (jika tagihan di atas satu juta rupiah)
-
Copy invoice dan dokumen pendukung untuk faktur pajak
6. Penyerahan Dokumen Penagihan ke Administrasi Collection
Selanjutnya, Adm. Invoicing mencetak List Invoice rangkap dua sebagai tanda terima penyerahan dokumen ke bagian Adm. Collection. Dokumen yang diserahkan antara lain:
-
Invoice rangkap 1
-
Faktur pajak
-
Dokumen pendukung penagihan
-
List Invoice rangkap dua
7. Verifikasi oleh Administrasi Collection dan Proses Penagihan
Adm. Collection mencocokkan fisik invoice dengan List Invoice. Jika semuanya lengkap dan sesuai, Adm. Collection menandatangani List Invoice dan selanjutnya proses penagihan dilakukan oleh tim Collector.
Contoh Dokumen Invoice
Untuk memudahkan kamu dalam membuat format invoice, berikut ini kami berikan beberapa contoh invoice dalam berbagai format yang berbeda. |
| Contoh Invoice Jasa Penginapan |
 |
| Contoh Invoice Online Shop |
 |
| Contoh Invoice Agen Travel |
 |
| Contoh Faktur Pajak |
Hal-hal Yang Perlu Diperhatiakn dalam Invoice
Penulisan invoice bisa dilakukan dengan cara manual atau secara sistem baik online maupun offline menggunakan software akuntansi. Invoice di dalam sebuah perusahaan dijadikan sebagai prosedur penjualan, maka pembuatan invoice haruslah memperhatikan beberapa hal sebagai berikut ini:
1. Invoice boleh dikeluarkan bila data yang dikeluarkan sesuai. Artinya adalah barang yang diberikan dan diterima sudah sesuai dengan pesanan konsumen. Oleh karenanya invoice dikeluarkan setelah adanya order yang telah disepakati antara konsumen dengan penjual.
2. Harus ada perjanjian atau kesepakatan tentang metode pembayaran yang akan dilakukan, secara langsung (tunai) atau dicicil bertahap (kredit).
3. Perhatikan nomor cetak invoice, jangan sampai double (ganda).
4. Pembuatan invoice harus berdasarkan data yang sudah disepakati. Data-data invoice tersebut antara lain:
- Catatan pajak
- Tanggal invoice
- Nama dan rincian data penjual
- Nama dan rincian data pembeli
- Nomor pemesanan
- Deskripsi produk/barang
- Harga barang
- Syarat pembayaran (metode dan tanggal pembayaran)
- Nama collector dan jadwal penagihan
0 Response to "Invoice: Pengertian, Fungsi, Jenis, Prosedur Pembuatan Invoice dan Contohnya"
Posting Komentar