Penerapan E-Procurement Korsel Melalui Korea Online e-Procurement System – KONEPS

Banyak negara di dunia sepakat bahwa inovasi dalam sektor pengadaan publik adalah salah satu agenda terpenting bagi inovasi kepemerintahan. Alasannya, pengadaan publik merupakan sebuah hal yang tak terelakkan untuk melaksanakan kebijakan pemerintah yang membutuhkan tingkat transparansi dan efisiensi yang tinggi. 

Hal ini didasarkan fakta bahwa proses pengadaan dilakukan pada skala yang besar yang melibatkan partisipasi banyak pelaku bisnis. Selain itu, proses pengadaan konvensional yang berbasis kertas membutuhkan sangat banyak pertukaran dokumen dan menghabiskan banyak waktu. Sehingga proses pengadaan melalui sistem IT saat ini menjadi sebuah hal yang sangat dibutuhkan.

Penerapan e-procurement di Korea Selatan didasari atas dua alasan yaitu pertama, pengadaan pemerintah yang ditandai dengan kertas berorientasi prosedur, pekerjaan padat karya, dan proses yang rumit. 

Hal tersebut tentu menyebabkan kurang efisiensi, transparansi rendah dan kualitas layanan yang buruk. 

Kedua, lingkungan pengadaan yang berubah seiring kemajuan yang semakin cepat membuat transasksi komersial menjadi lebih mudah dilakukan secara online, dan lebih menekankan pada layanan pelanggan dan transparansi bisnis.

Lembaga yang mewadahi pelayanan e-procurement di Korea adalah Public Procurement Service (PPS). Saat awal pembentukannya, lembaga ini bernama Provisional Office of Foreign Supply (POFS) yang bertanggung jawab dalam mengelola persediaan bantuan luar negeri. POFS dikonsolidasikan dengan kantor pengadaan luar negeri (the Office of Foreign Procurement), dan selanjutnya menjadi kantor pasokan asing. 

Lembaga ini diperluas dari lembaga pengadaan procurement domestik menjadi agen procuring pusat. Sejak saat itu, barang-barang yang diperlukan untuk melaksanakan program – program pembangunan ekonomi pemerintah diperoleh dalam jumlah yang banyak tanpa hambatan. 

Lembaga ini juga telah menggunakan sumber daya keuangan yang terbatas dengan cara yang efisien. Lembaga ini telah mendorong pertumbuhan ekonomi Korea dengan waktu yang cepat dalam beberapa dekade terakhir.

Baca juga : Korsel Mendapatkan Penghargaan Dunia sebagai Lembaga Pengadaan yang Transparan, Indonesia Perpanjang Kerjasama

Public Procurement Service (PPS) memiliki peran sebagai berikut:

1. Pengadaan dalam negeri dan luar negeri
2. Kontrak untuk proyek-proyek pembangunan besar pemerintah.
3. Sebagai lembaga persediaan dan pasokan bahan baku
4. Lembaga koordinasi dan audit properti urusan pemerintah
5. Manajemen dan operasi KONEPS 

Peran penting lain PPS adalah mengoperasikan sistem e-procurement yang digunakan oleh semua organisasi pemerintah. PPS telah menetapkan standar umum prosedur e-procurement, dan menyediakan informasi penting tentang pengadaan termasuk produk, harga, pemasok dan pelanggan.

Untuk merespon kebutuhan tersebut, Public Procurement Service (PPS) Korea Selatan mendirikan Korea On-line E-Procurement System (KONEPS), yang beralamat di http://www.g2b.go.kr/ . KONEPS memiliki konsep ‘single window’, di mana semua organisasi publik, termasuk pemerintah pusat, daerah, dan organisasi publik memperoleh akses yang sama. 

Seluruh permintaan prosedur pengadaan, penawaran, kontrak, hingga pembayaran secara otomatis dapat dilayani melalui KONEPS. PPS juga menawarkan one stop services bagi penawaran dan kontrak, yang langsung terhubung dengan 80 sistem eksternal seperti departemen dan lembaga keuangan.

Setelah terdaftar di KONEPS, perusahaan diperbolehkan membuat penawaran untuk semua tender yang terbuka, serta untuk melihat berbagai informasi penawaran terkait.

Dengan adanya KONEPS, perusahaan swasta tak perlu lagi mengunjungi PPS. Mereka dapat memproses seluruh prosedur pengadaan secara on-line, mulai dari pengiriman penawaran, dokumen kontrak, hingga aplikasi sertifikat. 

Pengadaan barang dan jasa pemerintah menjadi transparan dan kredibilitas dengan kemampuan merilis informasi yang real-time, pemrosesan yang otomatis, serta transaksi via online. Hal ini juga menjadikan proses pengadaan lebih efisien dan produktif, dengan berkurangnya biaya transaksi, hemat waktu, dan juga menghilangkan penyerahan dokumen-dokumen yang sama yang berulang-ulang.

Sejak 2001, PPS mulai membangun KONEPS guna memperluas sistem yang ada menjadi lebih berskala nasional. KONEPS merupakan sistem dimana PPS menyediakan sebuah sistem elektronik yang menghubungkan mereka yang terkait dengan pengadaan secara online melalui satu situs. 

Tak puas hanya dengan sistem ini, pada tahun 2004 PPS mulai memfokuskan diri untuk semakin peningkatkan kepuasan pelanggan dengan membangun web call center dan Customer Relationship Management (CRM). 

Tahun 2005 merupakan tahun penting bagi PPS, dimana mulai diterapkan sistem e-procurement secara besar – besaran dan memungkinkan individu untuk memperoleh informasi pengadaan dan ikut serta dalam penawaran dengan menggunakan PDA (Personal Digital Assistance). Sejak Juni 2005, manajemen produk dilakukan dengan RFID (Radio Frequency Identification), yang memungkinkan proses manajemen dan pemeriksaan produk bisa dilakukan secara on-line dan real-time.

Selain melakukan upaya-upaya internal, PPS juga ikut berpartisipasi dalam CEFACT – sebuah badan PBB dalam standardisasi e-commerce internasional – dan juga memainkan peran aktif dalam upayanya mendorong KONEPS sebagai sebuah standar internasional pertama bagi proses etendering di dunia.

KONEPS telah menyelamatkan biaya tahunan melalui publikasi informasi tender yang real-time, alur kerja yang otomatis, serta transaksi on-line yang dilakukan, menjadikan administrasi pengadaan menjadi semakin transparan. Kontrak swasta di bawah US$ 30 ribu berubah menjadi tender terbuka, dan jumlah peserta penawaran meningkat lebih dari tiga kali lipat.

Digitalisasi administrasi publik dengan transaksi elektronik telah memberikan kontribusi terhadap efisiensi perekonomian nasional setelah diterapkannya tanda tangan digital dan enkripsi teknologi yang digunakan dalam transaksi elektronik (e-transaction) infrastruktur. 

Selain itu pengalaman e-business dapat menjembatani kesenjangan digital antara konglomerat dan perusahaan kecil-menengah, sehingga selanjutnya akan semakin memperkuat komitmen untuk meningkatkan kehandalan transaksi on-line bagi publik.

Faktor utama yang menjadikan KONEPS berhasil sebagai sebuah ’single window’ dalam pengadaan publik adalah karena ketersediaan infrastruktur TI di Korea Selatan yang mumpuni, termasuk tersedianya jaringan broadband supercepat. Faktor lain adalah adanya kegiatan untuk mempromosikan KONEPS secara merata dengan mengajak kerjasama dengan seluruh departemen di pemerintahan di Korea Selatan. 

Dengan upaya tersebut, KONEPS mampu menyediakan layanan yang handal dan terintegrasi yang terhubung dengan 80 lembaga-lembaga eksternal. Keahlian dan pengalaman PPS dalam hal pengadaan menjadi salah satu kontribusi besar bagi keberhasilan KONEPS.

Tweet