KAK MEDIA CENTER KONFERENSI TINGKAT TINGGI (KTT) ASIA-AFRIKA TAHUN 2015

KTT Asia-Afrika yang akan diselenggarakan pada tahun 2015 di Indonesia bertepatan dengan peringatan ke-60 KTT Asia-Afrika dan peringatan ke-10 New Asian-African Strategic Partnership merupakan momentum bagi bangsa dan negara Indonesia untuk menguatkan peranan strategis Indonesia di kawasan Asia-Afrika dan mempererat kembali hubungan diplomatik dan kerjasama antar negara kawasan Asia-Afrika serta ikut berkontribusi dalam upaya perdamaian dan kesejahteraan dunia.
KTT ASIA-AFRIKA THN 2005 DI GEDUNG MERDEKA, BANDUNG

Peringatan ke-60 KTT Asia-Afrika dan peringatan ke-10 New Asian-African Strategic Partnership akan dilaksanakan pada bulan April 2015 dengan mengundang 109 negara dari kawasan Asia-Afrika. Rangkaian KTT AA tersebut akan dibagi dalam 2 (dua) segmen, yaitu :

  1. Segmen pertama akan digelar pada 19 - 23 April di Jakarta, yaitu kegiatan pertemuan pejabat tinggi atau Senior Official Meeting (SOM), Pertemuan tingkat tinggi Menteri (Ministrial Meeting) dan akan diakhiri dengan pertemuan tingkat kepala negara atau kepala pemerintahan.
  2. Segmen Kedua adalah kegiatan dimana para pemimpin negara akan melakukan perjalanan Napak Tilas di Bandung pada tanggal 24 April 2015 untuk memperingati dan mengenang sejarah berdirinya KTT Asia-Afrika yang pertama kali dilaksanakan pada tahun 1955, selain itu penyelenggaraan KTT Asia-Afrika ini juga tidak lepas dari peringatan Ke-10 New Asian-African Strategic Partnership yang pertama kali dilaksanakan pada tahun 2005.

Peran Kementerian Komunikasi dan Informatika dalam mendukung penyelenggaraan acara tersebut telah ditetapkan dalam Keputusan Presiden Nomor 3 Tahun 2015 tentang Panitia Nasional Penyelenggara Konferensi Tingkat Tinggi Asia-Afrika Tahun 2015 Dalam Rangka Peringatan Ke-60 Konferensi Asia-Afrika dan Peringatan Ke-10 New Asian-African Strategic Partnership. Dalam Keputusan Presiden tersebut juga, menetapkan Direktur Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik sebagai Sekretaris Bidang Media dan Hubungan Masyarakat dengan tugas sebagai berikut :

  • Merencanakan langkah-langkah operasional di bidang media, hubungan masyarakat dan dokumentasi, dengan memperhatikan kebutuhan Ketua Bidang Substansi dan Ketua Bidang Pelaksana Konferensi Tingkat TInggi;
  • Membuat, mempersiapkan dan mengoperasikan media center sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Konferensi Tingkat Tinggi Asia-Afrika Tahun 2015 Dalam Rangka Peringatan Ke-60 Konferensi Asia-Afrika dan Peringatan Ke-10 New Asian-African Strategic Partnership;
  • Mempersiapkan dan mengelola situs (website) resmi Konferensi Tingkat Tinggi Asia-Afrika Tahun 2015 Dalam Rangka Peringatan Ke-60 Konferensi Asia-Afrika dan Peringatan Ke-10 New Asian-African Strategic Partnership;
  • Melaksanakan hubungan masyarakat dan media dengan melakukan pelayanan informasi dan komunikasi kepada media dan masyarakat dengan memberikan fasilitasi berupa jumpa pers, siaran pers, pertemuan dan bentuk fasilitasi lainnya;
  • Mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan publikasi dan dokumentasi meliputi siaran televisi, siaran radio, media cetak, pemberitaan pers, jurnal kehumasan, internet, pengumuman dan foto untuk memperkenalkan dan mempromosikan kegiatan Konferensi Tingkat Tinggi Asia-Afrika Tahun 2015 Dalam Rangka Peringatan Ke-60 Konferensi Asia-Afrika dan Peringatan Ke-10 New Asian-African Strategic Partnership kepada masyarakat umum dan dunia luar;
  • Mengkoordinasikan kerjasama antar Kementerian/Lembaga, pemerintah daerah, pers dan masyarakat umum untuk memperkenalkan dan mempromosikan kegiatan Konferensi Tingkat Tinggi Asia-Afrika Tahun 2015 Dalam Rangka Peringatan Ke-60 Konferensi Asia-Afrika dan Peringatan Ke-10 New Asian-African Strategic Partnership sehingga tercipta sinkronisasi yang professional di bidang hubungan media, hubungan masyarakat, dan dokumentasi;
  • Melaksanakan kegiatan terkait humas dan media selama masa Ketuanrumahan Indonesia pada Konferensi Tingkat Tinggi Asia-Afrika Tahun 2015 Dalam Rangka Peringatan Ke-60 Konferensi Asia-Afrika dan Peringatan Ke-10 New Asian-African Strategic Partnership.

Tantangan yang dihadapi dalam penyelenggaraan KTT Asia Afrika Tahun 2015 adalah mengembalikan semangat KAA 1955, bidang media dan humas dalam KTT Asia-Afrika bisa menggelorakan kembali semangat tersebut melalui layanan kepada media dan pemanfaatan media itu sendiri.

Pemahaman dan pengetahuan publik tentang KTT Asia-Afrika terbilang sangat rendah. Saat ini isu-isu global yang dibahas sudah jauh dari isu utama ketika KAA pertama diselenggarakan, yakni isu politik dan keamanan.

Dalam KTT AA 2015, pemerintah perlu mengedepankan isu ekonomi, sosial ,budaya dan/atau komunitas termasuk komunitas ekonomi kreatif, digital dan lingkungan untuk mendukung kebijakan Nawacita yang sedang diusung oleh Pemerintah Indonesia saat ini. Selain itu, momen ini juga dimanfaatkan antara lain untuk : menumbuh-kembangkan kebanggaan sebagai bangsa Indonesia, menempatkan Indonesia pada radar kepemimpinan dunia, serta membuka peluang investasi dan perdagangan antar-negara di kawasan Asia-Afrika.

DASAR HUKUM KETETAPAN PELAKSANAAN PERINGATAN KE-60 KONFERENSI ASIA-AFRIKA DAN PERINGATAN KE-10 NEW ASIAN-AFRICAN STRATEGIC PARTNERSHIP

  1. KEPUTUSAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3 TAHUN 2015 TENTANG PANITIA NASIONAL PENYELENGGARA KONFERENSI TINGKAT TINGGI ASIA-AFRIKA TAHUN 2015 DALAM RANGKA PERINGATAN KE-60 KONFERENSI ASIA-AFRIKA DAN PERINGATAN KE-10 NEW ASIAN-AFRICAN STRATEGIC PARTNERSHIP;
  2. KEPUTUSAN MENTERI KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA NOMOR 83 TAHUN 2015 PANITIA PELAKSANA BIDANG MEDIA DAN HUBUNGAN MASYARAKAT PENYELENGGARA KONFERENSI TINGKAT TINGGI ASIA-AFRIKA TAHUN 2015 DALAM RANGKA PERINGATAN KE-60 KONFERENSI ASIA-AFRIKA DAN PERINGATAN KE-10 NEW ASIAN-AFRICAN STRATEGIC PARTNERSHIP;
  3. KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI PUBLIK NOMOR 22 TAHUN 2015 TENTANG PEMBENTUKAN PANITIA PELAKSANA BIDANG MEDIA DAN HUBUNGAN MASYARAKAT PENYELENGGARA KONFERENSI TINGKAT TINGGI ASIA-AFRIKA TAHUN 2015 DALAM RANGKA PERINGATAN KE-60 KONFERENSI ASIA-AFRIKA DAN PERINGATAN KE-10 NEW ASIAN-AFRICAN STRATEGIC PARTNERSHIP;

MAKSUD DAN TUJUAN

A.  Kegiatan ini dilaksanakan dengan maksud untuk Pengadaan Jasa Pelayanan Media Center Pada Konferensi Tingkat Tinggi Asia-Afrika Tahun 2015 Dalam Rangka Peringatan Ke-60 Konferensi Asia Afrika Dan Peringatan Ke-10 New Asian-African Strategic Partnership di Jakarta dan Bandung yang berkualitas dan memadai.
B.     Tujuan yang ingin dicapai adalah:
1) Tersedianya konektivitas multimedia dari ruang pleno hingga seluruh wilayah penyelenggaraan acara KTT di Jakarta dan Bandung.
2)  Terpasangnya Media Center lengkap dengan fasilitas teknologi informasi, perangkat lunak, konektivitas, dan content media seperti media back grounder, media kit, dan media event, serta kebutuhan jamuan media.

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup kegiatan Pengadaan Jasa Pelayanan Media Center Pada Konferensi Tingkat Tinggi Asia-Afrika Tahun 2015 Dalam Rangka Peringatan Ke-60 Konferensi Asia Afrika Dan Peringatan Ke-10 New Asian-African Strategic Partnership di Jakarta dan Bandung adalah:
  1. Perancangan dan persiapan penetapan kegunaan masing-masing area Pelaksanaan Media Center beserta perlengkapannya di dalam pelayanan terhadap 500 peserta yang diperkirakan akan hadir selama kegiatan KTT serta rangkaiannya, dimulai dari persiapan hingga penutupan.
  2. Pengelolaan pelayanan kenyamanan (Hospitality) yang mencakup kepada kerjasama dan penyediaan sarana pendukung dan sarana umum lainnya yang dipersiapkan oleh Pengelola Gedung.
  3. Pengelolaan dan penyediaan pelayanan Interkoneksi (jaringan internet, Satelit, telekomunikasi, dan sejenis lainnya) bagi Media dan Panitia Media dan Humas selama kegiatan KTT serta rangkaiannya, dimulai dari persiapan hingga penutupan.
  4. Pengelolaan dan penyediaan pelayanan Broadcasting dan Streaming melalui peliputan secara Closed Circuit TV (CCTV) dan hasil akhir dalam berbagai system format serta konten yang berbasis ‘Clean Feed’ bagi Media dan Panitia Media dan Humas selama kegiatan KTT serta rangkaiannya, dimulai dari persiapan hingga penutupan.
  5. Penyediaan peralatan camera yang lengkap guna mendukung pelayanan broadcasting dan streaming dalam peliputan rangkaian kegiatan penyelenggaraan KTT AA di 5 (lima) titik lokasi (JCC I, JCC II, Bandung I, Bandung II (Outdoor), dan Bandung III. Perlengkapan peliputan ini akan menghasilkan system output gambar dan/atau video untuk kebutuhan para media nasional maupun mancanegara.
  6. Pengelolaan dan penyedia sumber daya manusia (Host Broadcaster, Host Photographer, Media Relation, Penterjemah, dan lainnya) yang sesuai dengan kebutuhan dan berpengalaman pada kegiatan sejenis yang bertaraf Internasional sebagaimana tercantum pada dokumen terlampir lainnya.
  7. Penyediaan seluruh perlengkapan dan perangkat lunak yang Asli/Original serta Legal untuk pemasaran dan penggunaan di wilayah Indonesia serta dukungan technical support dan penggantian alat jika terjadi kerusakan selambatnya 1 jam.
  8. Memastikan kelancaran Multimedia Interkoneksi berfungsi dengan baik, serta menyediakan tim teknis jika terjadi kerusakan atau masalah lainnya (onsite support) dalam waktu yang tepat sesuai spesifikasi pada dokumen terlampir lainnya.
  9. Melakukan koordinasi dengan pihak penyelenggara tempat acara (venue media center) untuk proses pemasangan dan pembongkaran media center sejak persiapan acara hingga penutupan acara.
  10. Berhubung karena pelaksanaan kegiatan KTT AA berlokasi di 2 (dua) kota (Jakarta dan Bandung) maka dari itu diperlukan penyediaan fasilitas transportasi (Jakarta ke Bandung - Pulang Pergi) kepada Media dan Panitia Media dan Humas sesuai dengan kebutuhan.
  11. Melakukan koordinasi dengan Sekretariat Panitia Bidang Media dan Humas.
  12. Pelaksanaan Pertemuan Pendahuluan Antar Instansi terkait untuk mendapatkan Content dan Substansi Media Informasi pada tayangan multimedia.
  13. Peninjauan, Pemantapan Lokasi, Pemetaan Instalasi dan kabel jaringan internet dan interkoneksi lainnya.
  14. Pembuatan design grafis untuk keperluan konferensi tingkat tinggi antara lain: ID Badge, Backdrop signage-signage untuk tanda arah dan lokasi di welcome centre, loket pendaftaran dan lain-lain.
  15. Pelayanan media untuk registrasi, seleksi dokumen jurnalis, dan fasilitas kerja jurnalis.
  16. Berkoordinasi dengan layanan safety, Health dan Environment (Hygiene, Cleanliness & Safety Conduct and Insurance) dan ikut menkoordinasikan P3K, pelayanan darurat (Ambulance dan Paramedic) serta upaya kegiatan pencegahan yang mengancam keamanan, keselamatan, kesehatan, dan lingkungan di lokasi Media Center terutama bagi para media dan Panitia Bidang Media dan Humas Konferensi Tingkat Tinggi Asia-Afrika Tahun 2015.
  17. Menyediakan materi kreatif, konten ilustrasi multimedia selama berlangsungnya Konferensi Tingkat Tinggi Asia-Afrika Tahun 2015
  18. Memberikan laporan secara berkala tentang persiapan kepada Panitia Bidang Media dan Humas Konferensi Tingkat Tinggi Asia-Afrika Tahun 2015 yang telah ditetapkan.
  19. Memaksimalkan sumber daya nasional serta usaha kelas menengah (UKM) dalam melakukan kemitraan usaha.
  20. Mengatur, mengonfirmasikan, dan mengkomunikasikan jadwal persidangan, narasumber pada rangkaian kegiatan Konferensi Tingkat Tinggi Asia-Afrika Tahun 2015.
  21. Menyediakan peralatan kerja dan keperluan pendukung lainnya pada sekretariat panitia, fasilitas penggandaan dan komputer/printer yang dibutuhkan selama Konferensi Tingkat Tinggi Asia-Afrika Tahun 2015.
  22. Menyediakan dan mengelola tempat press conference bagi narasumber untuk wawancara serta berkoordinasi dengan pihak panitia untuk teknis pelaksanaannya.
  23. Menerima masukkan materi substansi dari Panitia sebagai bahan penyusunan program book dan delegates handbook yang disediakan oleh tim substansi dan tim pelaksana untuk dibagikan kepada media.
  24. Mengelola, mengawasi dan menindaklanjuti system pendaftaran elektronik terkait dengan registrasi, informasi dan akreditasi media dalam dan luar negeri serta melakukan koordinasi dengan tim content website untuk mendapatkan data dalam memproses pencetakan dan pendistribusian ID Badge.
  25. Melakukan Koordinasi untuk Peliputan sesuai dengan agenda resmi KTT Asia-Afrika dan rangkaian kegiatan lainnya.
  26. Mendokumentasikan seluruh rangkaian pekerjaan dalam bentuk foto dan audiovisual dalam bentuk DVD.
  27. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan KTT Asia-Afrika dimulai dari persiapan hingga penutupan.

0 Response to "KAK MEDIA CENTER KONFERENSI TINGKAT TINGGI (KTT) ASIA-AFRIKA TAHUN 2015"

Post a Comment

Contact Us